Trois outils de la sociocratie pour une meilleure prise de décision

Par Ted Rau

source : https://www.sociocracyforall.org/3-tools-from-sociocracy/

Améliorer la prise de décision dans les organisations tout en partageant le pouvoir

• Utiliser les tours de table dans les réunions
• Prendre de meilleures décisions en petits groupes
• La prise de décision par consentement
• Que peut-on attendre de la mise en œuvre des outils de prise de décision de sociocratie ?

De nombreuses organisations sont intriguées par l’idée d’une autogestion utilisant des cadres basés sur des cercles et d’autres outils de prise de décision issus de la sociocratie. Cependant, la mise en œuvre de ces méthodes peut s’avérer intimidante. Il faut faire des recherches, former tout le monde, mettre en œuvre – des mois, voire des années de transition. Et le travail régulier doit également être effectué ! Je compare toujours les changements de gouvernance à une opération à cœur battant. C’est pour le moins délicat.

Existe-t-il un moyen plus facile ? Et surtout, existe-t-il un moyen plus sûr ? Quelque chose qui ne soit pas tout ou rien, mais qui soit plus progressif ? Heureusement, la sociocratie s’y prête. Commencez par quelque chose, puis ajoutez d’autres fonctionnalités si et quand vous le souhaitez. Vous ne devez demander la permission à personne. Vous avez le plein pouvoir sur votre méthode d’autogestion.

Les 3 outils présentés ici ne nécessitent pas de longues explications ou formations. Vous pouvez faire une expérience à petite échelle et évaluer comment cela s’est passé. Lorsque vous serez prêt à en savoir plus, au-delà de ces trois outils, je serai heureux de vous orienter vers l’étape suivante.

J’ai choisi ces trois outils parce que, d’après notre expérience, ce sont ceux que les participants à nos formations apportent dans leur entreprise et qui sont les plus efficaces. Essayez-les et voyez ce que vous en pensez.

Utiliser les tours de parole dans les réunions

Les tours de parole sont les outils les plus contagieux de la sociocratie pour améliorer la prise de décision. L’idée de base est ridiculement simple : chacun a son tour de parole, un par un. Oui, c’est ça. (J’ai promis que c’était facile, non ?)

Comment utiliser les tours de parole ?

La façon la plus simple d’organiser une parole est de s’asseoir en cercle et de suivre l’ordre naturel dans lequel les gens s’assoient. Lorsque je vois que la personne à côté de moi parle, je sais que mon tour viendra. Cela aide également les participants à se préparer mentalement à leur tour. Dans les réunions en ligne, nous encourageons les animateurs à donner la parole à deux personnes à la fois, afin que la seconde puisse se préparer. (Ce qui signifie également que leur contribution sera triée à l’avance !)

Il est évident qu’il est utile d’avoir un facilitateur pour effectuer les paroles. Nous ne recommandons pas non plus de faire les paroles dans un groupe de plus de 8 ou 9 personnes. (Si votre groupe est plus important, passez à l’outil n° 3).

Les avantages des tours de parole

Les tours de parole présentent des avantages pour les deux parties, les orateurs et les auditeurs. Intéressons-nous d’abord à l’orateur. Ce qui est inhérent aux rondes, c’est que la voix de chacun compte. De manière égale. Ce que je dis a autant d’importance que ce que dit mon collègue. Et ce que dit mon collègue a autant d’importance que ce que je dis. L’un peut être plus perspicace que l’autre sur un sujet donné, mais les bonnes idées viennent parfois d’endroits inattendus.

Les tours de parole modifient les règles du jeu de sorte qu’il ne s’agit plus de se convaincre les uns les autres. Il s’agit plutôt d’un jeu de partage des idées et de co-création. J’ai parfois l’impression que nous donnons tous notre contribution et que nous la plaçons au milieu du cercle, où elle peut devenir plus grande et meilleure que ce que j’aurais pu imaginer. Lorsque je parle, je sais que je suis protégé des personnes qui veulent me prouver que j’ai tort. Les tours créent un espace sûr pour partager.

Comment les tours de parole se déroulent-ils pour les auditeurs ? L’un des avantages pour les auditeurs est que lorsque je sais que ce n’est pas mon tour et que je sais qu’il faudra encore deux ou trois tours avant que je puisse parler, je commence à me détendre. Je m’assois et j’écoute parce qu’il n’y a rien d’autre à faire. Je peux me concentrer sur l’orateur, en essayant de comprendre ce que la question sur la table représente de son point de vue.

Les tours de parole font apparaître que nos points de vue peuvent être différents. Au-delà de la recherche de la vérité absolue ou de la promotion de mon propre agenda, nous honorons la variété des expériences. Tout d’un coup, il y a de l’espace. Et lorsqu’il y a de l’espace, les solutions ont plus de chances d’émerger.

Réserves habituelles sur l’utilisation des tours

Les tours sont-ils artificiels ?

Peut-être. Après avoir vu avec quelle facilité mes enfants s’emparaient des tours, j’ai renoncé à déterminer ce qui est artificiel ou naturel. Je pense qu’il y a autre chose de plus important. Parler sans ordre signifie que vous serez dans le flux “naturel” de la conversation. Dans la Sociocratie pour tous, nous appelons cela le style de débat. Le style débat : vous dites quelque chose et j’essaie de vous prouver que vous avez tort parce que mon idée est meilleure. Le style de débat s’accompagne de toutes les dynamiques de pouvoir implicites et généralement non remises en question, les hommes parlant plus souvent que les femmes, etc. Cela signifie que décider de ne pas utiliser les tours, c’est faire un choix, et c’est un choix qui a des inconvénients connus et mesurables.

Les tours sont-ils difficiles ?

Les tours sont-ils difficiles ? Oui et non. Au début, les rondes sont difficiles pour certaines personnes. Oui, il est difficile de changer de modèle. Mais ce n’est pas compliqué. Chaque fois que j’assiste à une réunion (non sociocratique) où les gens se parlent les uns aux autres, je m’amuse silencieusement à remarquer à quel point je suis effrayé lorsque j’en suis témoin.

Bien sûr, je suis moi-même motivé par mon ego et j’ai une tonne de bonnes idées ! Mais je sais aussi qu’il suffit qu’une seule personne dans le cercle se mette à parler par-dessus les autres pour que les bons effets des tours soient perdus. Que fais-je de toutes mes idées brillantes ? Je les écris sur une feuille de papier. Lorsque vient mon tour, il m’arrive souvent de regarder mon papier et de me rendre compte qu’après quelques minutes d’écoute des autres, environ 90 % de mes idées ont été nommées ou, à la réflexion, ne me semblent plus aussi géniales ou urgentes.

Humble, je suis souvent reconnaissant d’avoir été obligé de faire le tri dans ce que je dis. Et lorsque les gens passent leur tour en disant “Tout ce que je voulais dire a été dit”, j’ai envie de me lever et de les prendre dans mes bras pour les remercier de ne pas avoir fait subir au groupe d’interminables répétitions. Ce qui répond aussi à la dernière réserve que j’entends très souvent : les tours ne sont-ils pas longs ? Peut-être. Mais les décisions inconsidérées, les déclarations répétitives et le “nettoyage” émotionnel après le mépris des membres de l’équipe prennent aussi beaucoup de temps. À vous de choisir !

Phrases magiques à utiliser lors des tours de parole

La prochaine fois que vous vous retrouverez dans une discussion de type débat, essayez l’une de ces deux phrases :

“J’aimerais vraiment savoir ce que tout le monde dans la salle pense de cette question. Pouvons-nous faire un tour de table pour que tout le monde partage et que nous essayions de ne pas nous interrompre les uns les autres ?

“Je remarque que j’ai envie de dire quelque chose mais que je ne veux pas parler trop fort à quelqu’un d’autre. Pourrions-nous ralentir et parler un par un dans un tour afin que nous puissions tous parler sans avoir à entrer en compétition ?”.

Prendre de meilleures décisions en petits groupes

Plus un principe qu’un outil, la sociocratie, comme tous les cadres fondés sur le pouvoir distribué, confie l’autorité aux équipes du niveau le plus bas ou le plus spécifique. Ces petites équipes sont composées des personnes qui effectuent le travail opérationnel dans ce domaine et qui ont un domaine de responsabilité défini et l’autorité de gouverner le travail de leur propre équipe, un ingrédient clé de l’autogestion. Le plus souvent possible, laissez les gens décider de qui va faire le travail. Il y aurait encore beaucoup à dire sur la structure organisationnelle, mais j’ai promis des outils faciles et accessibles, alors restons simples.

Une réaction fréquente à ce sujet est la suivante : “Mais si nous sommes tous égaux, ne devrions-nous pas décider tous ensemble ?”. Bien que cela semble d’une logique intrigante, ce n’est tout simplement pas le cas dans la réalité. Ce n’est pas la façon dont les gens sont câblés. Dans un grand groupe, les individus dominent la discussion ou luttent pour se faire entendre. Ou bien ils se désengageront et renonceront à se faire entendre. Est-ce cela que nous avons à l’esprit lorsque nous voulons tous être égaux ? Ce n’est pas vraiment le cas.

La délibération au sein d’un petit groupe facilite l’écoute et l’engagement des uns et des autres. Mais alors, comment pouvons-nous être sûrs que ces quelques personnes prendront une décision qui conviendra à tous ceux qui sont concernés par cette décision ? En bref, comment s’assurer que tout le monde est entendu tout en bénéficiant des avantages d’une discussion engagée (idéalement, en tours) ?

Comment utiliser les décisions en petits groupes de sociocracy

Sociocracy propose une solution utile pour la prise de décision en petits groupes. Il ne s’agit pas d’un compromis entre les petits groupes et une approche globale. Il s’agit véritablement d’une combinaison des deux : nous incluons tout le monde en écoutant leurs commentaires. Cette contribution est transmise à l’équipe, qui peut l’examiner et prendre une décision. Un groupe peut faire l’objet de plusieurs itérations de retour d’information. Diminuer le nombre de décideurs tout en augmentant le nombre de personnes qui donnent leur avis, c’est le meilleur des deux mondes.

Avantages de la prise de décision en petit groupe

Avec plus de contributions et plus de délibérations, les décisions de votre organisation s’amélioreront. Souvent, les décisions sont également plus rapides.

Il y a un effet secondaire du mandat en petit groupe qui est important pour moi. Je peux me détendre. Je n’ai pas à m’occuper de tout. Je n’ai pas à me prononcer sur tout. Nous devons tous prendre tellement de décisions chaque jour que beaucoup d’entre nous sont reconnaissants de ne pas avoir à en prendre une. À l’instar des tournées, le mandat en petit groupe nous protège d’un attachement excessif à nos propres opinions.

Les réserves habituelles sur la prise de décision en petit groupe

Nous avons vu des implémentations où une équipe s’est précipitée pour prendre une décision qu’elle savait controversée dès que la sociocratie a été mise en place. Ils étaient enfin en charge et pouvaient faire ce qu’ils voulaient. La réaction des personnes concernées ? Une grande indignation. Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Diminuer le nombre de décideurs et augmenter le niveau de retour d’information. Ce qui est intéressant, c’est que vous obtiendrez un retour d’information. Avant de prendre une décision, le retour d’information peut être appelé “input”. Après certaines décisions, le mot pour décrire le retour d’information peut être outrage !

La confiance dans un petit groupe de décideurs doit être gagnée et maintenue. Aucune décision ne doit surprendre. Si une décision suscite de vives réactions, c’est que l’équipe n’a pas fait son travail. Dans la danse du retour d’information et de la prise de décision, la gouvernance se transforme en une machine silencieuse et bien huilée.

Comment commencer à utiliser les décisions en petits groupes

La prochaine fois que vous assisterez à une réunion de plus de huit personnes, identifiez un point de l’ordre du jour qui pourrait être traité par un groupe de quatre personnes. Proposez une façon de former les membres du groupe, décidez de la manière dont ils vont obtenir des informations (et de qui) et suggérez un calendrier pour présenter des idées, obtenir un retour d’information et annoncer une décision qui semble sûre pour votre groupe. Si vous souhaitez obtenir un résultat encore meilleur, veillez à ce que le groupe sache clairement par quels canaux il souhaite obtenir un retour d’information.

Si votre organisation ne permet vraiment pas à de petits groupes de prendre des décisions, voici un compromis (et il s’agit simplement d’un compromis, pas d’une solution de type “tout ou rien”). Demandez à un groupe d’élaborer une proposition (en utilisant les mêmes cycles de retour d’information, etc.) et de la présenter au grand groupe pour qu’il prenne une décision. Si cela se passe bien à plusieurs reprises (surtout avec le consentement comme méthode de prise de décision !), vous pourriez être en mesure de former votre organisation à faire confiance aux petits groupes. Vous pourrez alors confier de plus en plus de pouvoirs de décision aux petits groupes.

Phrases magiques pour encourager les décisions en petits groupes

• Il ne semble pas judicieux d’utiliser notre temps pour travailler sur la formulation de cette phrase dans un grand groupe. Quatre d’entre nous peuvent-ils s’en charger et la rapporter ?
• Je pense que les trois personnes qui gèrent actuellement le site ____ peuvent prendre une décision. Faisons encore un tour de table pour que tout le monde leur donne son avis sur cette question particulière, et ensuite nous les laisserons faire.

Prise de décision par consentement

Souvent, les organisations n’ont pas de méthode de prise de décision définie et acceptée, en particulier les start-ups ou les jeunes organisations en général. Les groupes alternent souvent entre le consensus (= nous sommes tous d’accord), les éléments autocratiques (= les plus dominants décident et les autres ne s’expriment pas) et le vote majoritaire (= les besoins de la minorité peuvent être ignorés) sans aucune clarté ou intentionnalité sur la manière dont ils prennent leurs décisions. Là encore, l’absence d’intentionnalité conduit souvent à renforcer les structures de pouvoir sous-jacentes. Les opposants au consensus ont trop de pouvoir (tyrannie de la minorité !), et le vote fait pencher le pouvoir vers les 51 % (tyrannie de la majorité !), et les personnes les plus dominantes obtiendront ce qu’elles veulent.

Dans ces systèmes, tout le monde est perdant. Un groupe fonctionnant par consensus s’épuise car les membres perdent leur motivation à proposer une nouvelle idée juste pour qu’elle soit rejetée. Le vote à la majorité peut très facilement passer à côté des grandes idées de la minorité et désengager jusqu’à 49 % des gens, et encore plus d’occasions sont manquées dans les systèmes de domination cachée et d’autocratie brutale.

Comment utiliser la prise de décision par consentement ?

Comment prendre une décision qui permette à chacun d’avoir son mot à dire sans les inconvénients de la prise de décision par consensus ? La prise de décision par consentement est la solution de la sociocratie.

Le consentement est défini par l’absence d’objection. L’absence d’objection est légèrement différente de l’accord. Nous appelons cet espace supplémentaire la marge de tolérance. Nous n’avons pas besoin de trouver le chevauchement de nos préférences pour prendre une décision. Au lieu de cela, nous recherchons le chevauchement de nos marges de tolérance, ce qui nous donne beaucoup plus d’éléments pour travailler. (Remarque annexe : certains utilisent le terme “consensus” comme “consentement”. Dans ce cas, il n’y a pas de problème tant que cela est fait par tout le monde de manière cohérente).

Avantages de la prise de décision par consentement dans le cadre de la sociocratie

• Les besoins de chacun sont pris en compte. Cela ne signifie pas que tout le monde obtiendra ce qu’il veut, mais chaque objection pourra être entendue et traitée.
• Plus d’adhésion. Personne ne quitte la salle en se sentant désengagé.
• Il n’y a pas de comportement toxique par la suite. Le consentement est un processus actif. Il n’y a pas de “mise à l’écart” et personne ne peut s’abstenir. Toute personne ayant des droits en matière de consentement doit consentir – ce qui signifie également que toutes les personnes présentes dans la pièce sont également responsables. Il n’y a pas de “je vous l’avais bien dit” lorsque les choses tournent mal !
• Cela permet de gagner du temps. Nous n’avons pas à discuter de tout jusqu’à ce que nous soyons d’accord ou que l’un d’entre nous abandonne. S’il n’y a pas d’objection, nous donnons notre accord, et s’il y a une objection, nous négocions. Nous demandons toujours le consentement assez tôt. Ensuite, nous entendons les objections, ce qui nous permet d’orienter au mieux notre temps de discussion.
• Les objections nous donnent plus d’informations. Une personne qui vote “non” ne nous dira peut-être jamais ce qui la préoccupe. Avec le consentement, nous récoltons plus d’informations, ce qui ne peut être que bénéfique pour tout le monde.

Réserves typiques sur la prise de décision par consentement de la sociocratie

Je n’ai pas beaucoup parlé des objections (les objections sont comme les tensions en Holacracy). Les gens sont parfois inquiets et ne croient pas qu’il y ait un moyen de répondre à une objection. Nous sommes trop nombreux à avoir fait l’expérience de ce que c’est que d’être balayé par le groupe. Mais ce n’est pas forcément le cas. Si un groupe s’habitue à la prise de décision par consentement, il acquiert la certitude que ses préoccupations seront prises en compte. L’effet curatif de cette confiance peut être ressenti et le groupe se détend. Il s’ensuit une spirale ascendante. Au fur et à mesure que nous nous détendons, il y a plus d’espace pour écouter et trouver des solutions, ce qui renforce encore la confiance.

La définition d’une objection est la suivante : “la mise en œuvre de cette politique nuira à l’objectif de l’organisation ou de l’équipe”. Cela signifie simplement que vous émettez une objection lorsque vous constatez qu’une proposition ou une ligne directrice vous empêchera de faire votre travail efficacement.

Is a concern different from an objection? In this brief article, I have been using both interchangeably. Why? For me, there are exactly two outcomes from any concern/objection/tension or whatever. 1. You address it. 2. You don’t. I do not see any reason to make it more complicated. I have a hard time with any framework that involves judgment on whether an objection is “valid”. Because that shifts power to the people who decide which objections are valid (or to the people who implement the rules that guide what is valid). I don’t want to be equals under a set of rules made by someone else. I want to make the rules together. In sociocracy, any (governance and other) policy and any objection belongs to the group, and the group decides what to do with it.

Une préoccupation est-elle différente d’une objection ? Dans ce bref article, j’ai utilisé les deux de manière interchangeable. Pourquoi ? Pour moi, toute préoccupation, objection, tension ou autre a exactement deux conséquences. 1. Vous y répondez. 2. Vous ne le faites pas. Je ne vois aucune raison de compliquer les choses. J’ai du mal à accepter un cadre qui implique de juger si une objection est “valable”. Parce que cela déplace le pouvoir vers les personnes qui décident quelles objections sont valables (ou vers les personnes qui mettent en œuvre les règles qui guident ce qui est valable). Je ne veux pas être l’égal d’un ensemble de règles établies par quelqu’un d’autre. Je veux établir les règles ensemble. Dans la sociocratie, toute politique (de gouvernance ou autre) et toute objection appartiennent au groupe, qui décide de ce qu’il convient d’en faire.

Comment commencer à utiliser la prise de décision par consentement dans le cadre de la sociocratie ?

Le consentement et le traitement des objections sont un art et une science, mais ce sera pour une autre fois. Pour l’instant, j’aimerais vous donner deux phrases magiques qui prépareront votre équipe à utiliser le consentement comme méthode de prise de décision.

Il peut être judicieux de mettre en œuvre intentionnellement le consentement comme méthode de prise de décision. La meilleure façon d’y parvenir est de le formuler en termes simples : “À partir de maintenant, une décision est prise lorsque personne dans le groupe ne s’y oppose”.

Phrases magiques pour la prise de décision par consentement de la sociocratie

• Je ne pense pas que nous puissions tous obtenir ce que nous préférons, car il y a trop de besoins différents sur la table. Et si, au lieu d’essayer de la rendre parfaite, nous cherchions à prendre une décision qui convienne à toutes les personnes présentes dans la salle ? Nous pourrions alors l’essayer et voir ce qu’il en est.
• Je veux être sûr que personne dans la salle ne repartira avec une décision qui l’empêchera de faire du bon travail. Discutons jusqu’à ce que nous parvenions à une décision qui soit suffisamment bonne pour tout le monde.

À quoi s’attendre après avoir mis en œuvre les outils de prise de décision de sociocratie ?

Vous pourriez rencontrer des problèmes en utilisant les tours, le mandat en petit groupe ou le consentement. Nous avons vu des organisations mettre en œuvre des outils de prise de décision issus de la sociocratie, de manière progressive ou sans enthousiasme, et se heurter à des problèmes. L’autogestion n’est pas facile et ne se fait pas sans heurts. Lorsque les choses ne se passent pas aussi bien que vous l’espériez, il s’agit simplement d’un retour d’information. Ce n’est pas une raison pour paniquer ou jeter l’éponge (jetez un coup d’œil à cet article pour en savoir plus sur les difficultés les plus courantes et sur la façon de les résoudre).

La sociocratie vous donne la possibilité de commencer petit. Mais plus vous “débloquez” de fonctionnalités, plus vous en tirerez profit. Comme vous l’avez peut-être remarqué, les trois outils mentionnés ici se soutiennent mutuellement :

• Le mandat des petits groupes peut être renforcé par la prise de décision sur le consentement et les tours.
• Le consentement est plus facile à obtenir dans le cadre d’un mandat et de tours en petits groupes.
• Les tours sont plus faciles à réaliser en petits groupes et plus ciblés avec la prise de décision par consentement.

Et puis ?

Après avoir “essayé” les outils de la sociocratie l’étape suivante consiste à mettre en place une implémentation formelle. Avant tout, assurez-vous que tout le monde ait une idée claire de ce qu’est la sociocratie.

Ensuite, prenez un pas intentionnel ensemble. Trouvez davantage d’informations ici sur notre page d’implémentation.

Chaque voix compte

Chaque voix compte est le manuel sur la sociocratie – un manuel complet couvrant tous les sujets relatifs à la sociocratie dans les organisations.

Et vous n’avez pas besoin de vous arrêter là. Ajoutez les élections sociocratiques, les rôles, la fin des mandats et l’évaluation, les boucles de rétroaction, l’art de traiter les objections, l’amélioration des rôles, le format des réunions, les moyens collaboratifs de générer des propositions et, surtout, la rétroaction honnête et constructive, et votre autogouvernance sera lisse, douce et silencieuse.