Consigli per facilitare una riunione

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Semplici suggerimenti per mantenere una riunione in carreggiata

Anche il miglior sistema non può essere d’aiuto se non riusciamo a metterlo in pratica all’interno dei nostri gruppi. Come possiamo aiutare il nostro gruppo a rimanere in carreggiata?

Presumiamo di star parlando di un gruppo di persone che si sono formate sul processo (delle riunioni). Come dice il mio collega Jerry Koch-Gonzalez: la sociocrazia dipende più da buoni seguaci che da buoni facilitatori. La cultura non si forma e non cambia da un giorno all’altro, e nessuno di noi è cresciuto in sistemi non coercitivi: ci vuole molta pratica per sostituire i modelli costrittivi che abbiamo interiorizzato con altri che non coercitivi e realmente collaborativi.

Quindi diciamo che, nel facilitare una riunione in cui tutti hanno ricevuto una formazione di base, c’è ancora la tendenza ad andare fuori strada – fondamentalmente succede in qualsiasi gruppo. Cosa si può fare?

Una riunione strutturata in maniera comprensibile e trasparente

Nel nostro manuale, Many Voices One Song (MVOS), definiamo una tipologia di punti dell’agenda che possono essere combinati in modo modulare – ogni conversazione ha, in ogni momento, uno di questi obiettivi: 

• creare una comprensione condivisa di una questione (fase di comprensione);
• generare idee per una comprensione reciproca (fase di esplorazione);
• prendere una decisione condivisa (fase di decisione).

Per ciascuna di queste fasi, i passi da compiere sono facilmente prevedibili. 

• Per la fase di comprensione, chiediamo un resoconto e vengono poste delle domande di chiarimento a cui poi si darà una risposta. 
• Per la fase di esplorazione, stimoliamo le riflessioni tramite una domanda e quindi raccogliamo le reazioni dei membri del gruppo (tipicamente in un giro di reazione). 
• Nella fase di decisione, dopo aver ottenuto chiarezza e raccolto rapidamente le reazioni, facciamo un giro di assenso e affrontiamo le obiezioni in modo ordinato.

Se ogni partecipante alla riunione è stato formato su queste fasi e c’è chiarezza sullo scopo della conversazione in ogni momento, allora l’unica cosa che deve fare chi facilita è avviare i giri di parola e accertarsi che il gruppo sia pronto per la fase successiva. In questo modo le riunioni risultano leggere e produttive. 

La mia battuta tipica è che se, in qualsiasi momento della riunione, chi facilita dovesse morire, dovrebbe essere possibile continuare la riunione con qualsiasi altro membro che lo sostituisca – perché le fasi e i passaggi dell’agenda sono chiari e tutti sanno come si svolgono e si susseguono. 

I gruppi in fase di apprendimento potrebbero scegliere di visualizzare queste fasi durante la riunione, evidenziandole nell’ordine del giorno, e in modo tale che tutte le persone sappiano cosa viene loro chiesto. Sarà facile capire quando è un buon momento per una domanda, per un’opinione, per un’obiezione, e tutti sapranno che ci sarà un tempo per essere ascoltati. Niente stress, massima efficacia, senza andare di traverso o all’indietro. 

Facilitare significa dirigere con gentilezza

Naturalmente, qualsiasi persona all’interno del cerchio potrebbe sbagliarsi e offrire un’opinione o divagare quando in realtà è stato chiesto se ci fossero domande di chiarimento. E questo va bene, succede. Diamine, io insegno facilitazione e a volte mi lascio trasportare ugualmente. Dal mio punto di vista, questo è umano, oltre che un segno del mio essere appassionatamente dentro all’argomento. 

Tuttavia, vogliamo passare il nostro tempo in modo intenzionale e questo significa che potremmo aver bisogno di una guida gentile. Come possiamo farlo?

Innanzitutto, non correggere le persone, non ignorare il loro contributo. Passate dal “No, non puoi dire questa cosa” a “Teniamo questo pensiero fino a quando”. Per esempio, invece di dire “Quella che hai espresso era un’opinione, ma in questa fase ti era consentito fare solo domande di chiarimento”, prova le seguenti opzioni: 

• “Stavo invitando le domande di chiarimento e questa mi sembra un’opinione. Puoi tenerla finché non abbiamo spostato la nostra attenzione a quelle e possiamo recepire quello che hai da dire?”; 
• “In questo momento mi sto accertando che tutti comprendano la proposta. Scriviamo ciò che hai detto tra le opinioni per non dimenticare questa cosa importante (scrivetela). Ora torniamo però alle domande di chiarimento.” 

Il messaggio deve essere: apprezzo quello che hai da dire e sarà più facile fare uso di ciò che offri in un secondo momento. Tutte queste cose, naturalmente, ditele solo quando le pensate davvero, non ripetete a pappagallo, sembrerà un atteggiamento passivo-aggressivo.

La formula migliore è quella di chiedere apertamente un accordo condiviso. Per esempio così: “Sono consapevole del fatto che stiamo ancora imparando questo processo ed è facile lasciarsi trasportare o perdere il filo, personalmente sarei interessato ad essere avvertito quando questo accade. Che ne direste di darci dei gentili promemoria per aiutarci ad essere produttivi nei processi e stare nei tempi di riunione?”. Di preferenza, dovreste prendere una decisione per assenso su una proposta specifica in merito a come vorreste essere riportati in carreggiata.

Ovviamente, il tutto funziona solo quando si segue il processo in modo ordinato. Se nessuno conosce il processo, non è possibile governarlo. Se non c’è ordine e le persone temono di non essere ascoltate (perché il gruppo ha perso il controllo della situazione troppo spesso), allora non riusciranno ad avere fiducia nel processo – insisteranno a voler dire quello che hanno in mente senza aspettare. Assicuratevi di condurre responsabilmente il vostro processo inclusivo in modo da poter garantire a tutte le persone il loro spazio di parola, affinché ognuno possa rilassarsi e sapere che sarà ascoltato.

Affermazioni da completare e modellazione 

Se si ha chiarezza sul risultato che si vuole ottenere facendo un giro di parola, è utile suggerire l’inizio della risposta. Per esempio, può essere di aiuto suggerire di iniziare con “Quello che ho bisogno di sapere per capire la proposta è …” per avviare un giro di domande di chiarimento (scoraggiando la formulazione di opinioni). Le reazioni e le opinioni emergono spontaneamente dalle persone, ma possono essere introdotte da “Quello che mi viene in mente riguardo a questa proposta è …”.

Per i giri di assenso, come facilitatore, ammetto solo chiare affermazioni di assenso oppure obiezioni formulate in una sola frase – non dichiarazioni vaghe e prolisse. 

C’è anche molto potere nel modellare. Per esempio, invece di lamentarti del tuo gruppo, chiedi maggiore chiarezza: “Scusate ma sono confuso e vorrei capire a che punto del processo ci troviamo in questo momento, perché così saprò come contribuire al meglio. Siamo nella fase di comprensione, nella fase di esplorazione o si tratta di prendere una decisione?”.

Ho preso l’abitudine di ripetere delle formule linguistiche durante alcuni momenti della riunione. Per esempio, tendo a dire “non ho obiezioni alla proposta” quando do il mio assenso, così da ricordare alle persone che non avere obiezioni è sufficientemente buono. Oppure, in un giro di domande di chiarimento, dico “Capisco la proposta così com’è stata esposta” per sottolineare che in quel momento l’unica cosa che mi viene chiesta è se ho capito o meno.

Breve sintesi

• Rimanere in carreggiata è uno sforzo di gruppo, non solo di chi facilita. Se chi facilita deve lavorare duramente per mantenere il gruppo in carreggiata, allora il gruppo ha bisogno di formazione e di maggiore chiarezza. 

• Come persone che facilitano, non siamo le uniche responsabili; la chiarezza e la responsabilità condivisa che la sociocrazia offre sono un ottimo modo per uscire dalla cosiddetta “sindrome del salvatore” in cui può facilmente incorrere chi facilita. 

• D’altro lato, i gruppi stanno meglio se richiedono e mantengono la chiarezza sul processo, in modo da poter contribuire nella maniera più produttiva, e quando riescono a gestire bene il tempo.