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中文翻译:Yu Chieh Cheng, Joann Shen

回合制是全员参与制中最具标志性的工具之一。与全员参与制的所有工具一样,回合制支持平等的发言权和效力。每个人都有说话的机会,每个人都有聆听的时候。回合制的重要性很容易被低估。这篇文章是对回合制的表扬!

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1. 回合制支持平等的发言权和效力

a. 回合制如何支持每个人被听见

通常,不特别採取任一种讨论模式的会议,都会使「讨论」变成「辩论」。在辩论模式的对话中,确实任何人只要开口说话就会被听到。对那些已适应这种模式的人来说,效果很好,但实在不适用于那些不习惯这麽做的人。

通常,讨论之所以变成辩论,是因为有人喜欢在会议中滔滔不绝 — — 而总是有的人喜欢,有的人不喜欢。如果我们选择以辩论模式说话 ,意味著我们偏爱那些表达能力比较外向的人。

在我们完全不採取任何动作的情况下,讨论通常会自动进入辩论模式,因此,如果不刻意地去考虑如何与对方交谈,就会偏袒某些声音,并忽略其他声音。我们要明白「不选择 回合制(轮流交谈)的讨论方式(或其他任何支持平等互换的模式)」仍然是一种选择,而这会影响整个对话与讨论的结果。

回合制是什麽:每人轮流逐一发言。主持人在圈子中挑一个人开始发言 — — 通常是用一个特定的问题或提示。然后,圈内的每个人都要发言,直到每个人都讲过话为止,另一个回合才可以开始,或由主持人给出一个新的提示。

当我们轮流发言时,我们清楚知道自己会有发言的机会。我们不必坐在讨论中焦虑于如何让大家听到我们的发言、如何轮到自己发言。我们可以预作准备 — — 在某种程度上,我们可以准备好我们要讲的内容。我们可以放鬆等待,因为知道我们的发言会被听到。

b. 回合制如何让所有人愿意聆听

在辩论模式裡,人人皆输。我们都失去了那些可能被提出的有价值资讯。有人不太愿意在激烈的讨论中发言,并不意味他们的建议和看法没有价值。如果我们选择跳过回合制,我们就会失去有价值的资讯。

回合制改变了谈话的动态。在一个回合中,我们知道什麽时候会轮到自己。当轮到别人的时候,我们可以坐下来倾听,我的意思是:真正的倾听。我不需要等待一个好的时机跳进去打断别人的发言。我不需要考虑如何证明对方是错的。我只需要听著,吸收其他工作圈成员的经验就行了。

- - Sociocracy For All

在辩论模式裡,我们往往倾向于试图说服别人同意我们的观点。有了回合制,感觉更像是每个人都把自己的想法、观点和经验带到了桌面上。只有当我们确信圈子裡的每一个人都被纳入其中,我们才能成为一个团体。回合制讨论带给人们的就是这种信心与信赖满满的感觉。我们每个个体带来的东西都会成为群体的。群体的智慧在圈子中开始成长。当这种情况发生的时候,会让人感到深深的满足,而回合制让这种情况更有可能发生。

在辩论模式裡,我们的「目的」是让别人听见我们的声音。在回合制中,我们花在聆听的时间比说的时间多。人们很容易忘记,我们所有人能触及的,就只有自己个人对这个世界的主观体验。在完全不去考虑要为自己说些什麽的情况下,连续聆听许多人的经验,就能越明显地意识到,我的经验只是看待事物的一种方式,众多方式中的一种。

c. 回合制如何支持效力和效率

人们在刚开始学习回合制时,往往会先入为主地认为回合制很冗长耗时且效率不高。需要经过一段时间的实践和经验,才会发现事实恰恰相反。回合制有好几种方式可以提供有效性和效率。

  • 在辩论模式裡,人们觉得有必要重申他们的贡献,以确保他们的意见能够被听到。回合制会使对话节奏放慢,以便每个贡献都能被採纳和重视。这也意味著通常不必重複。我们都曾遇过讨论中,某人多次重複说过的话。轮流发言可以减少冗馀的数量,因为我们可以确保大家一次就听到。最终,我们会节省时间。
  • 在回合制中,很多资讯早在会议初期就可以知道了。意思是说我们作为一个团队(或更准确地说,团队中的一个会议小组)不会在跑进一个方向才发现这是个死胡同。我们行动得越缓慢,越能考量到更多方面和观点。这麽一来,我们就不需要多次改变方向。缓慢但稳定地赢得比赛。
  • 回合制有一种奥妙且强大的效果很容易被人忽略。当我们开始回合制发言时,我们都从同样的起跑线开始。也就是说,轮到第一个人发言后的每个人都有两个选择,第一种是:「参考提示,并针对第一个人的发言给予回馈。」在这种情况下,我们会得到某人的真实反应,这对于增加多样性和从不同角度看一个问题是很有价值的;第二种选择「是反思并补充前面其他人已经说过的话,让意见在团队中随著资讯的补充而叠加。」理想情况下,人们会同时做这两件事,分享自己的初步反应,然后对前面的发言进行反思。在一个完美的世界裡,人们对此是开放透明的,并按照「我的第一反应/ 想法是……,然后我听到……,我了解到…. ..,现在我认为…… 」这样的模式来构建自己的说法。在「辩论式」的讨论中,我们会错过人们的第一印象,因为我们直接就想切入主题(并试图说服对方)。回合制能给我们提供最大效应的投入,既来自个人,也来自群体智慧。
  • 当每个人都是决策的一部分时,每个参与者的责任心和认同感就会增加。团队中的每个人都拥有决定权。如果成员们的意见被听取并完全被用于某项决定的参考贡献,就不会有人在你们共同制定的计划中摆烂。
 

2. 支持回合制

 

a. 我们必须每次都轮流发言吗?

不用,但看完上述这些好处,你为什麽会选择不这麽做呢?我们理解,一些自由的发言和直接的反应可以在一个团体中发挥很好地作用。不妨试著有意地(且取得成员的认可)去做:

「我提议接下来的10分钟进行自由发言,看看是否能带来什麽新想法。 」

实践中行之有效的做法是:总是以一轮回合制开始一个话题 — — 如果你选择开启一次自由发言,那麽在尾端加上一轮回合制来结束它。无论以何种方式开启讨论,都要记得听取每个人的意见。

b. 如果有人在会议中一直插嘴,怎麽办?

插嘴对整个团队进程的危害有多大,有时是看不见的。其影响包括:

  • 人们在心底暗自嫌弃那些插嘴的人。
  • 人们害怕被打断,发言时变得战战兢兢。
  • 团体魔法(group magic)失灵。

应该教育那些经常插嘴的人,让他们了解自己行为的影响。在会议中解决这一问题的方法是在评估阶段(evaluation round)提出反馈(评估阶段是每场全员参与制会议之结束回合的一部分)。

要处理当下的交锋,你只需说:「我也对你想说的话很有兴趣,但能不能请你记著这个想法,或把它写下来。现在先让我们回到这一轮的发言回合。」

下面是一些其他的免责词组,你可以用它们来帮助维持各回合的纪律:

  • 「我注意到,如果我有话要说,就必须打断别人才行。我不喜欢这样。我们能不能轮流发言,这样就不会一直互相打断对方的话?」
  • 「我注意到有很多插嘴或抢话的情况。我希望我们可以回到回合制的方式进行讨论。」

在非全员参与制组织中引入回合制的魔法咒语:

  • 「我很想听听大家的意见,我对每个人的想法都很好奇。我们能不能绕一圈,让大家轮流简单说说自己对这件事的看法?」
  • 「我们可以给每个人1–2分钟的时间来解释自己的观点。这样我们就可以蒐集到这个房间裡所有的专业知识。」
 

c. 回合制进阶手册 — — 增幅你的回合制会议

我参加过许多回合制的讨论,听听这些我们如何使回合更有效、更愉快的方式,也许会对你有帮助。

  • 跳过(Passing)。噢,我多麽佩服人们有勇气说 「我没有什麽新的东西要补充。我跳过!」 驯服你的自我,并通过节省时间和冗馀来支持一个团队进程,这需要成熟力。也意味著当你发言时,人们会更倾向于聆听。
  • 请求更多的时间。 「现在轮到我了,但我还需要多想一下我要说什麽,先听听其他人的想法吧。」下次轮到这个人发言的时候,我真的会很认真听。你很容易预想他的发言会很有料!但因为这种延迟发言的请求,可能会让会议引导者很难一个一个往回追溯,我也不会过度使用这个方式。毕竟我们永远不可能完全准备好一个完美发言。但在适当的时候使用,这是一种提升你对团队贡献的方式。
  • 写笔记。我习惯把我想说的话用写的方式记下来。当轮到别人发言的时候,我也会把自己所有的看法和补充都写下来。这有三个目的:

(一)我可以控制住自己的不耐烦,不会衝动地插嘴。

(二)我可以准备好自己的讲稿,使之更有重点。

(三)另一个意想不到的效果:我会少说一些。一般来说,有些事情在我写下来的那一刻,会觉得很紧急、迫切。几分钟后,轮到我发言时,一半的内容似乎已经没那麽重要了。这麽一来,所有不重要的东西都会被过滤掉。

这是一个要合理使用的工具。因为它需要一定的多工处理能力(multitasking),你不会希望自己在应该聆听别人发言的时候,还同时仔细准备一份5分钟的讲稿。

  • 我们想要清楚确认会议中每个人的想法,但又希望能避免因此显得絮絮叨叨,该怎麽办?有件你老早就同意的议题已经被反覆提及好几次了⋯⋯但直接提案跳过又可能错失珍贵的资讯⋯⋯。这时候,也许对团队试个水温 — — 了解一下现在有多少人也同意这个议题 — — 会很有帮助。只说 「我同意XYZ」可能不够具体,因为不是每个人都会记得时时刻刻谁说了什麽。记得给出重点或关键词,比如说: 「我同意查理的观点,他提到『对环境的影响和重複使用,不需要买新的』。」就会是一个足够好的说明,不需要重头到尾再解释一遍。
  • 不够果断也没关係。在一场回合制中,完全可以说:「我倾向这边是因为……,我倾向那边是因为……」你不必成为法官、英雄或救世主,交由整个团体共同决定。
  • 帮每个回合计时。回合制会议不一定须要计时,但如果你的会议时间不多了,或你想让每个人的发言时间都差不多,那麽计时是个好主意。引导者可以自行计时,也可以指定一个计时员。你不妨以一种不带责备的方式,来解释计时其实对所有人都有帮助:「让我们自己帮自己的发言时间计时吧,这样比较容易保持会议节奏。」使用友善的语调 — — 但要让每个人都能听到。若有人超时,不用太紧张,重要的是总体上,每个人都尊重团队进程。在维持会议中的平等发言时,吹毛求疵地坚持完全的公平反而会扼杀团队文化。找到一个甜蜜的平衡点,让每个人都可以表达自己的想法,而不会觉得太受限制,一个能让每个成员感受到被尊重的团体,将水到渠成、无往不利。
  • 在线上会议中,时差和技术问题会使团队沟通难以流畅。在这种情况下,回合制就显得更加重要。由于我们缺乏坐在回合(圆桌)中的视觉暗示,「该轮到谁发言」经常不太直观。好在经过证明,由引导者先点明下一位和再下一位将要发言的人选是有帮助的: 「那麽,接下来我们将听到Kim作为下一位发言者,然后会是Diego 。」这样一来,Diego 就可以提前开始思考该说什麽了。
suoyoudehuihui - - Sociocracy For All  

3. 有多少种回合形式?

虽然所有的回合都非常相似,但根据一个小团体在决策过程中的位置,这些回合的性质仍有些不同。还有一些比较通用的回合,比如说开始回合、结束回合、评估回合等等。我们这裡提到的是最具体的。

clarifying questions round - - Sociocracy For All

a. 澄清问题的回合轮

每当有一项提案或声明需要在团队对其形成意见之前得到理解时,就会召集一轮澄清问题。这可能是一项政策建议、或一项提名建议,但也可能是一项複杂异议。回合的本质是确保公开透明:「在我们进一步讨论之前,让我们确保我们都理解提案/ 异议。现在是回应前的提问时间。」。

澄清问题回合的一个挑战是,有时人们会抢先提出意见。或者,他们可能会透过一个有偏见的问题表达他们对提案的负面判断。无论是哪种情况,引导者都可以说:「你介意在下一回合我们收集意见时再问吗?现在,你是否想问一个问题,以便理解提案的内容?」 有时,引导者需要与发言者合作,引出一个与发言者的意见混在一起的真正问题。

reaction round - - Sociocracy For All

b. (即时)回应的回合轮

回应回合(reaction rounds)是一种可以迅速了解团队现状的方式。可以是让团队成员漫谈对现况的看法或反映其受到的影响,也可以是有个明确主旨的讨论,比方说: 「你觉得OO问题还可以怎麽办?」。如果大家贡献的内容看起来很丰富、很有成效,就不要把这个阶段限制在只有一轮。继续轮流下去,直到越来越多人因为没有新的内容可说而跳过。在这种情况下,引导者可以结束回合,询问是否有人想补充什麽,以确保没有人被打断。 「我们现在已进行了两轮的回应回合,听到很多好的意见。在我们继续讨论之前,还有谁需要说什麽吗?」

在会议中,整体时间和人们能保持专注的时间往往是重要考量。为了引入一个简明快速的回应回合,引导者可以说:「让我们对此议题来一轮快速的回应。我所说的『快速回应』,是请把想法在五句话之内表达完毕。」。有些团队会发现,想确保会议回合有持续的进展,利用一根发言棒和/或一个计时器是相当有帮助的事。当成员开始不自觉地重複叙述或赘述的时候,由引导者提醒他们会是个不错的主意。

在实施认可决的过程中,经常会用到即时回应回合。假设所有政策提案都已经在圈内被讨论过,并且每个人都有机会在进程的初期就听取意见,那麽快速回应回合应该会非常简短。它更像是个检核点(或温度计),是为了确认状况,而不是为了重启讨论。它也是个可以让人表达感激或感受的地方。有人曾经说过:「人们无论如何都会有情绪,所以把情绪摆在桌面上,总比假装不存在要好。」此外,积极的感激或满足感也应该佔有一席之地,因为正向的反馈(告诉大家:事情进展的非常顺利!)与旨在改进的反馈同样重要。

即时回应回合亦是个允许进行批判建议的地方,可以提出「我反对……,因为…… 」的声明。即时回应不是长篇大论异议的地方。异议应在认可决回合轮之后仔细处理,而不是在即时回应回合中。

consent round - - Sociocracy For All

c. 认可决回合轮

认可决回合非常简短。只有二选一!(在认可决策中,没有站在旁边这种第三选项)

  • 「我认可/ 我没有异议。
  • 「我有异议。」
  • 你可以就反对意见做一句话的陈述,比如「我对这个时间段有异议」或者 「我还没有准备好认可。我有顾虑,我想进一步探讨。」

你可以透过非语言方式获得认可,特别是在没有争议的决定上(例如一个没有争议的议程)。在这种情况下,引导者必须努力与小团体中的每个人进行简短的眼神交流。在线上会议中,可以透过竖起大拇指来表示非语言认可。

d. 什麽是「转场回合」?

关于转场回合(rounds on process)可能是最神奇的回合。一个好的全员参与制引导者会让团队参与引导决策(facilitation decisions)。特别是在不清楚该如何继续推进会议的时候,这会是一个好主意。例如,当讨论失控、变得情绪化、或者只是纯粹陷入泥淖时。导入一轮转场回合来寻找出路,以免失去更多时间。你可以结合转场回合轮和暂时的空白/沉默时间(比如:拉伸休息,或其他可以让人重新恢复专注力的方式)。

例子可以这样:

  • 「哇,现在房间裡有很多情绪。我建议大家深呼吸.静一静。(停顿)我想请大家用一回合来讨论一下,接下来该怎麽办比较好。」
  • 「我现在「我不太清楚现在该怎麽做,会对这个团体比较好。有没有人有想法呢?我们来进行一回合讨论,如果你现在没有什麽想法,可以先跳过。」
  • 「我们好像卡在这裡了。让我们来个一回合,看能不能找出办法脱困。」

回合制是个非常棒的全员参与制入门工具,能让你不下水又体验到从旁参一脚的快感。如果你喜欢的话,后面还有很多内容等著你去挖掘!

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