פתיחת הפגישה

סבב פתיחה

אנחנו תמיד נתחיל בסבב שנועד לענות על השאלה “איך אנחנו מגיעים אל הפגישה?”, כל אחד בתורו אומר בקצרה מה שלומו ומה הלך רוחו, זה רלוונטי עבורנו כקבוצה ממספר סיבות , דבר ראשון ליצירת חיבור ויצירה של מרחב משותף לפני שאנחנו מתחילים לדבר על מה יש לעשות , אנחנו לוקחים רגע להבין מאיפה כל אחד מגיע, האינפורמציה הזו חשובה גם להתנהלות של הפגישה כי אם למשל מישהו לא ישן בלילה או נמצא במשבר רגשי כלשהו אילו דברים שיכולים להשפיע על התפקוד שלו בפגישה ויכולים לתת לנו את הרקע להתנהגות שלו אם הוא לא מרוכז או חסר סבלנות, זה הזמן לראות אחד את השני ולהתחבר מתוך המקום האנושי והאותנטי.אך זהו לא המקום לשיתופים ארוכים , אלא רק מה שרלוונטי בכדי להבין את ההקשר ממנו אנחנו מגיעים.

מנהל”ה

 

זה ראשי תיבות -של  משך, נוכחות, היסטוריה, לו”ז פגישה הבאה, הודעות –  זו רשימת של תכנים מנהליים קבועים אשר המנחה יתחיל איתם כל פגישה של המעגל , הם באים לתת לנו מסגרת התייחסות שכולנו מסכימים עליה, סוג של יישור קו מהיר שלא צריך לקחת יותר מחמש דקות

משך: זהו משך הפגישה אשר קבענו מראש, זה זמן לבדוק שאורך הפגישה ידוע ומקובל על כולם  ואם למישהו יש מגבלה של זמן  זה המקום  להתייחס אליה.

נוכחות:כאן אנחנו בודקים  אם כולם הגיעו לפגישה ומציינים את שמות הנוכחים וגם את השמות של מי שחסר , כך שהמידע הזה נרשם בפרוטוקול וברור מי השתתף בפגישה, אם אחד החסרים הוא בעל תפקיד במעגל למשל המזכיר או המנחה, זה הזמן לקבוע מי מתנדב להחליף אותו במהלך הפגישה הקרובה.

היסטוריה: מתייחסת לפרוטוקול של הפגישה הקודמת במידה ונשארו דברים לא פתורים או יש צורך לחזור או להזכיר משהו מהפגישה הקודמת.

ל”וז פגישה הבאה: זה הרגע לקבוע ולהסכים מתי תתקיים הפגישה הבאה, אם אנחנו צריכים לחכות ולראות מה יהיו תוצאות הפגישה הזו אפשר להעביר את האיטם הזה לסוף הפגישה או להחליט כיצד נקבע את הפגישה הבאה למשל לתת  למישהו את האחריות לתאם ולציין איך הוא יעשה זאת.

הודעות: זה המקום להודעות כלליות , כאלה שיכולות להיות רלוונטיות לחברי הקבוצה אך לא קשורות למהלך הפגישה, למשל על אירוע או הרצאה שיכולה לעניין את המשתתפים.

 

מהלך הפגישה:

הסכמה על סדר היום

לפני שמתחילים בפגישה המנחה עובר ביחד עם המשתתפים על הנושאים שעל סדר היום, לכל נושא מוקצב זמן מראש ועל כל אחד מהנושאים אנחנו ממסגרים בכתב ליד באיזו פעולה מדובר דיווח(הבנה)/ חקירה/ החלטה , המנחה יעשה סבב הסכמה ואם יהיו התנגדויות ישנה את סדר היום עד אשר ניתן יהיה להסכים עליו

סיום הפגישה

בקלוג – מעקב נושאים

לקראת סוף הפגישה נקח כמה דקות לראות אילו נושאים נשארו פתוחים, אם יש צעדים שצריכים להלקח עד הפגישה הבאה,  או יש נושאים חדשים שאנחנו רוצים להביא לסדר היום בפגישות הבאות ונשים אותם בטבלה נפרדת אשר ניתן לתעדף על פי דחיפות (חשיבות/ זמנים), המנהיג והמזכיר יוכלו להעזר ברשימה הזו בכדי להכין את הפגישה הבאה וזאת גם דרך בא חברי המעגל יכולים להציע נושאים לסדר היום גם בין פגישה לפגישה.

סבב סגירה

זהו סבב בו נתייחס לשאלה “איך אתם יוצאים מהפגישה הזו?”  כל אחד בתורו מספר בקצרה איך עברה עליו הפגישה זו הזדמנות גם לתת משוב ולציין “מה עבד עבורי בפגישה?” בכדי שנוכל ללמוד ולשמר את מה שעבד או לתת הערכה לבעלי תפקידים במעגל שעשו עבודה טובה, חשוב גם לציין “מה ניתן לשפר?” בשביל שנלמד מפגישה לפגישה לייעל את מהלך העבודה שלנו , זה גם יכול להיות רגע לחגוג ולהכיר בעשייה שלנו או לשתף את החוויה האישית.