Roles de círculo

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Los roles de círculo o de proceso son todos los que ayudan al funcionamiento del círculo. Estas funciones son muy similares a lo que muchas organizaciones hacen, pero con algunas tareas adicionales que son específicas de la sociocracia.

Cada persona desempeña un rol diferente, aunque es posible desempeñar más de un rol. Para algunas funciones esto es más difícil de hacer. Por ejemplo, en la práctica es difícil prestar atención a la facilitación y a la toma de notas simultáneamente. Por lo tanto, recomendamos que la secretaría y la facilitación sean ocupadas por dos personas distintas. Algunas combinaciones van bien juntas, como la de secretaría y la del guardián de bitácora. En general, los roles en la sociocracia no tienen que ver con el poder, sino con prestar atención. La coordinación pone la conciencia del círculo en su contexto más amplio (en el tiempo, en la organización). La representación presta atención a lo que hay que comunicar al siguiente círculo más amplio. La secretaría vigila los registros del círculo y su circulación. Centrarse en el proceso durante las reuniones de círculo es el papel de la facilitación. Un guardián de la bitácora se ocupa de las políticas y los documentos de toda la organización. De este modo podemos garantizar que los miembros del círculo aprovechen al máximo sus esfuerzos operativos y su valioso tiempo de reunión.

Coordinación

i. ¿Qué hace la coordinación?

El rol de la coordinación incluye:

• supervisar las operaciones del círculo
• comunicar los intereses y las decisiones del círculo más amplio.

Coordinación toma decisiones operativas en función del tiempo. Dado que la toma de decisiones sobre las políticas se hace por consentimiento, la coordinación opera dentro del marco de la política que el círculo ha acordado.

Parte de la coordinación operativa consiste en mantener los procesos y prestar atención a todo el círculo: ¿Qué hay que hacer ahora? ¿Los miembros del círculo están haciendo lo que acordaron hacer? ¿Quién necesita un chequeo y qué puede ser necesario para que las operaciones funcionen mejor? ¿Qué es lo que tiene que pasar aquí desde la perspectiva de un círculo más amplio? En el caso del ELC (Círculo de Aprendizaje Empoderado, por sus siglas en inglés) ¿qué viene del entrenador que debe ser conocido/hecho en el ELC?

Me gusta la imagen de una obra de construcción: El plan de construcción son las políticas. Las actividades de construcción son operaciones; cada pieza de chapa de yeso tiene que estar alineada con el plan de construcción. La coordinación es consciente de las políticas y se asegura de que las cosas se hagan. Alguien tiene que prestar atención al conjunto.

Como otro ejemplo, imagine un círculo de membresía. Cualquier operación se produce dentro del marco de políticas dado por el círculo de membresía. Las actividades operativas de un círculo de membresía podrían incluir la difusión, alcance y formación continua. El círculo establece quién es el responsable de la comunicación con las personas que se ponen en contacto con la organización en busca de información sobre la membresía y cómo se gestiona. La coordinación se asegura de que esto ocurra realmente, controlando a la gente o haciendo cualquier nivel de gestión necesario para asegurarse de que las cosas se desarrollen sin problemas.

ii. ¿Quién selecciona a la coordinación?

Qué círculo selecciona la coordinación depende del tipo de organización. En una organización jerárquica (como una empresa) la coordinación se seleccionará de arriba abajo. Tradicionalmente, la coordinación es el eslabón descendente, mientras que la representación es el eslabón ascendente (véase información sobre doble enlace). En una organización más horizontal la coordinación puede ser seleccionada por el círculo y luego confirmada por el siguiente círculo más amplio.

Los dos escenarios se muestran en este diagrama. Dado que las funciones y la membresía de un grupo se basan siempre en el consentimiento (un individuo consiente formar parte de un grupo, y un círculo consiente que haya un nuevo miembro), ninguno de los dos escenarios involucra el uso de poder.

Cada vez que un círculo existente crea un nuevo círculo, el círculo existente suele seleccionar a la coordinación del nuevo círculo.

Representación

Cada círculo selecciona una representación para participar en el siguiente círculo más amplio. La representación sirve de enlace “ascendente” entre círculos, desde los más específicos a los más amplios. La representación participa como miembro de pleno derecho en ambos círculos. Para que haya un doble enlace, la representación no puede ser la misma persona que coordina el círculo.

Escuchar más de una voz de un círculo en el círculo más amplio favorece el flujo de información y la transparencia dentro de una organización. Una segunda voz es especialmente útil cuando hay un desacuerdo dentro de un círculo que debe ser representado. (En algunos contextos es posible renunciar al doble enlace si se garantiza la igualdad de voz y la transparencia por otros medios).

La representación asiste a las reuniones del siguiente círculo más amplio. La representación informará desde su círculo y se asegurará de que se escuchen los problemas o preocupaciones de su círculo.

Secretaría

Cada círculo elige el rol de  secretaría para que tome notas y publique las actas dentro de la organización. En algunas organizaciones, el papel de secretaría (también llamado de administración del círculo) puede consistir además en anunciar las reuniones del círculo, preparar la agenda del día, consultar con otros miembros del círculo y distribuir materiales de estudio y propuestas. La secretaría también hace un seguimiento de lo que debe figurar en la agenda de las reuniones, sobre todo recordando cuándo hay que revisar una política o que ha llegado el momento de un nuevo proceso de selección para un cargo cuyo mandato se acaba. Como guardián de los registros, la secretaría interpreta las políticas cuando surgen dudas.

Por qué las notas o actas son tan importantes en la sociocracia

Dado que las decisiones en la sociocracia se toman en círculos pequeños y concentrados, es vital para el círculo y la organización que las actas de las reuniones no sólo se escriban, sino que también se distribuyan al grupo grande y permanezcan accesibles; de lo contrario, nadie se enteraría de las nuevas políticas que podrían afectarle. Es igualmente vital mantener las actas accesibles. En las organizaciones más grandes el mantenimiento de la bitácora (almacenar todas las políticas en un lugar central y mantenerlas actualizadas) puede ser realizado por otras funciones como el rol de guardían de bitácora. En las organizaciones más pequeñas esto suele formar parte de las funciones de secretaría. En cualquier caso es importante definir qué tareas se espera que cumpla la secretaría.

Facilitación

Cada círculo selecciona un rol de facilitación para dirigir las reuniones del círculo. La facilitación preparará la agenda de la reunión y guiará al círculo en todos los pasos de la toma de decisiones. La facilitación se pone en contacto con la coordinación para planificar las próximas reuniones.

¿Por qué la coordinación no facilita la reunión?

La coordinación puede facilitar si eso funciona bien para un determinado círculo. Dado que el conjunto de habilidades de coordinación es muy diferente del conjunto de habilidades de facilitación, la sociocracia separa esos dos roles para que seamos intencionales a la hora de realizarlos. Puede que haya alguien en un círculo que sea bueno en ambas cosas, pero hay muchos ejemplos de grandes coordinaciones que no disfrutan de la facilitación y viceversa.

El papel de coordinación suele requerir una persona que sea hacedora, que sea buena para responsabilizar a la gente y prestar atención a lo que hay que hacer. La facilitación tiene que sentirse cómoda frente al grupo, prestando atención al proceso y a la escucha y síntesis. Evidentemente, estas definiciones son limitadas pero, por poner un eslogan: la coordinación tiene que ser competente gestionando el nivel de contenido del círculo, mientras que la facilitación tiene que ser competente en el nivel de proceso. Además, tiene sentido que la persona que coordina tenga su atención libre para atender el contenido durante la reunión, mientras que la persona que facilita mantiene su atención en el nivel del proceso.

Los grupos suelen preguntar si pueden “compartir” la facilitación. La respuesta es que sí se puede rotar la facilitación entre los miembros bajo dos condiciones.

(1) Sólo una persona es facilitadora por reunión (a menos que haya una buena razón para suplirla, por ejemplo, si el facilitador está muy apegado a un resultado o está agitado por una situación).

(2) Si la facilitación rota en las reuniones, debe quedar claro quién es el responsable de la preparación de la agenda del día: ¿también rota o sólo rota la facilitación propiamente dicha? La preparación de la agenda de las reuniones es una parte importante de la toma de decisiones eficaz.

Mientras prepara la agenda, la persona que facilita -idealmente con la coordinación y secretaría- piensa en los siguientes pasos para cada punto o Ítem ​​de la agenda: ¿queremos crear y explorar ideas, hay una propuesta preparada, están presentes en la reunión todas las personas que queremos que estén allí para recabar opiniones o tomar una decisión? El mero hecho de incluir un punto en la agenda del día no es garantía de una reunión eficaz. Ser claro en lo que es realista y deseado como siguiente paso puede impulsar la productividad del círculo y será muy apreciado. El grupo puede seguir desarrollando y extendiendo las habilidades de facilitación acordando plazos cortos de facilitación, y realizando un proceso de selección cada cuatro o cinco reuniones para que alguien más tenga la oportunidad de practicar. De este modo sigue estando claro quién es el responsable de elaborar la agenda y facilitar la reunión.