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Estoy en reuniones virtuales todos los días. Esta es la razón por la que las amo:

Si bien es cierto que pasar el rato con personas reales es mucho más divertido que mirar una pantalla, ¡en realidad encuentro la toma de decisiones en reuniones virtuales por zoom mucho más productivas que las reuniones en persona! Esta es la razón:

1. Más enfoque

Más gente está más enfocada: todos tenemos la agenda y las actas en vivo frente a nosotros. Todo el mundo puede seguir exactamente cómo estamos progresando. Todos somos más responsables, y podemos cambiar las cosas sobre la marcha y seguir siendo responsables. Y hay algo en la palabra escrita que nos ayuda a mantenernos en el camino.

2. Más orden

No hay tanto discurso cruzado: en nuestra práctica, nos silenciamos cuando no es nuestro turno de hablar. De esa manera, uno también está menos tentado a saltar e interrumpir a alguien.

Seamos honestos – no todo lo que vuela a través de nuestras mentes vale la pena decir en voz alta – ¿verdad? Salvémonos a nosotros mismos y a los demás el tiempo y sólo hablemos cuando es nuestro turno y en realidad tenemos cosas que decir.

3. Más co-creación

La toma de decisiones es más co-creativa y flexible: es mucho más fácil desarrollar una propuesta juntos porque podemos escribir en un documento compartido, compartir enlaces e incluso hacer dibujos juntos – ¡todo en tiempo real! ¡Me encanta!

Aún mejor: ¡añadir Sociocracia!

A. Añadir rondas

Una videoconferencia convencional puede convertirse fácilmente en un caos donde algunas personas hablan mucho y otras no pueden hablar en absoluto. ¡Eso no es nada divertido! Las rondas en Sociocracia cambian el juego en las reuniones virtuales!

Lo que eso significa: en lugar de hablar a voluntad, hablar uno por uno. El facilitador da una orden, y entonces todo lo que necesita hacer es escuchar. Es fácil, mejora la escucha y la conexión. Después de unas cuantas reuniones, ¡te preguntarás por qué has estado haciendo otra cosa!

Aún mejor:

  • El facilitador puede llamar a dos personas al mismo tiempo, a la siguiente persona y a la persona después de eso. De esta manera, la segunda persona ya puede prepararse para encontrar el botón de desamutar para reducir el tiempo de espera para todos.
  • Para cambiar el orden en la ronda un poco, puede escribir el orden de los nombres en el chat. De esa manera, todo el mundo sabe lo que está sucediendo y puede el facilitador relajarse – incluso el facilitador. Como facilitador, a veces voy a volver a utilizar el mismo orden un par de veces y luego barajar los nombres y poner una nueva lista en el chat. No hay nada más fácil y equitativo que eso, y no se puede lograr tan bien en reuniones en persona.

B. Añadir el formato de reunión sociocrática

Las reuniones convencionales a menudo no están optimizadas para la claridad y la conexión. El formato de reunión sociocrática es. Comienza con una ronda de apertura, para dar a la gente la oportunidad de llegar y conocerse. ¡La conexión humana es la base de la colaboración y la alineación!

Además, termina la reunión con una evaluación de la reunión. Especialmente si las reuniones virtuales son nuevas para tu grupo, evalúen juntos lo que podrían hacer mejor la próxima vez. Porque – ¿por qué no querrías hacerlo mejor la próxima vez?

Aún mejor:

  • ¡Añade una fase ADMIN y mejora la productividad y la responsabilidad de tu círculo! La fase ADMIN es una lista de comprobación de elementos que se olvidan fácilmente al comienzo de una reunión:
    • A de asistencia: ¿se llenan todos los roles? ¿Quién está presente, quién está ausente?
    • D de duración: ¿cuánto dura esta reunión y quién tiene que salir temprano?
    • M de minutas: ¿Está todo el mundo informado (que necesita ser informado) de lo que se decidió? ¿Fueron exactas los actas/minutas
    • I de información: ¿alguien tiene un anuncio que sea relevante para todos?
    • N de la próxima reunión: ¿hay claridad sobre cuándo es la próxima reunión? ¿Quién puede estar ahí, quién no?

C. Añadir consentimiento

Las reuniones largas son un dolor, pero las reuniones largas frente a una pantalla son aún peores. ¡Mantengamos las reuniones cortas! La toma de decisiones difusa se puede mejorar mediante el consentimiento. El consentimiento significa que se toma una decisión cuando no hay objeción a ella. Eso hace que sea fácil tomar decisiones.

Además, el consentimiento hace que sea importante preguntar explícitamente si hay objeciones ¡No más falta de claridad de si algo se acaba de hablar o decidir! ¡No más falta de claridad de lo que realmente se decidió! Y no más hablar sin fin y hablar y hablar de todas las otras opciones potenciales. En su lugar, haga una propuesta, pida objeción y siga adelante.

Aún mejor:

  • Optimiza los procesos de toma de decisiones a pasándolos paso a paso:
    • Comprender: asegúrese de que todos entiendan la propuesta. Deja que la gente haga preguntas.
    • Explorar: dar a la gente la oportunidad de reaccionar a la propuesta para que todos puedan ser escuchados. Una ronda es suficiente – toma sólo unos minutos y da a la decisión de mejor calidad y la aceptación de todas las personas.
    • Decidir: ahora estás listo para dar tu consentimiento u objetar. Mantente alejado de los agujeros de conejo centrándote sólo en las objeciones
  • Capacítate para integrar objeciones para que puedas moverte de manera elegante y considerada a través del proceso. ¡Tu equipo te amará por ello!