Dirigir una reunión de la junta directiva

¿Eres el presidente o facilitador de una junta directiva y se te ha encargado dirigir la reunión de la junta? Aquí hay una plantilla para una reunión de la junta directiva que será atractiva y clara. ¡Tu junta directiva sentirá la diferencia y estará encantada!

En una reunión de la junta directiva, hay mucha experiencia presente en la sala. Es por eso que es esencial asegurarse de que la opinión de todos pueda ser escuchada. Sobre todo, es vital que se generen ideas constructivas y se tomen decisiones importantes. Después de todo, nadie tiene tiempo para una reunión de la junta directiva donde la conversación no vaya a ningún lado. Por esta razón, optimizamos nuestra plantilla a continuación para la inclusión de todas las voces y para brindar mayor claridad.

Índice de contenidos

Antes de la reunión

Planificación de la agenda

Es posible que tengas una lista de temas que se discutirán en el futuro. Llamamos a esto lista de temas pendientes. Hace que la planificación de la agenda sea fácil al tener una lista de temas pendientes y agregar nuevos temas y restar los que ya se han completado.

Antes de la reunión, se priorizan algunos de los temas y se ponen en la agenda Para preparar una agenda sólida, añade más detalles:

Para cada elemento de la agenda, determina si este tema es un reporte, una exploración o una decisión.

Pensamos en un informe como comunicación unidireccional: la persona que reporta da información sobre algo a la junta directiva. ¡Eso significa que cuando todo el mundo lo entiende, has hecho tu trabajo!
En una exploración, pedimos a los miembros de la junta directiva den retroalimentación a algo. Por ejemplo, puede haber una nueva idea y deseamos escuchar la reacción de todos a ella.
Sin embargo, si la junta necesita tomar una decisión hoy, asegúrate de anunciarlo como tal – es útil para todos saber que tiene que haber una decisión antes de salir de esa sala de reuniones.

Resultado	Objetivo
Reporte	Todo el mundo entiende
Exploración	Se escuchan las ideas de todas
Decisión	Todo el mundo consiente la propuesta

Además del tema y el resultado deseado, planifica un marco de tiempo para cada elemento. El tiempo que tomará un agenda depende del estilo y el tamaño de su junta directiva. Pero si añades todas las actas/minutas como en esta tabla, podrás rastrear dónde estás a tiempo en cualquier momento.

Nota: tomar reportes 5 min. Las exploraciones y decisiones casi siempre tardan más de 10 minutos.

Horario	Tema	Resultado deseado
7:15-7:25	Montaje del concentrador de colaboración	Reporte
7:25-7:45	retroalimentación a la idea de Mike (ver correo electrónico)	Exploración
7:45-7:55	Retiro: fijar una fecha	Decisión
7:55-8:15	Tema de retiro: lluvia de ideas (¡la decisión es la próxima vez!)	Exploración

Durante la reunión

Empezando como seres humanos

Es importante recordar que todos en la sala son un ser humano que se preocupa por la organización. Dar a las personas la oportunidad de llegar mentalmente y permitirles vincularse entre sí iniciando la reunión con una ronda ¿Cómo te va ahora? ¿Y qué aprecias de esta organización?

Comprueba la logística

Al principio, revisa las cosas que a menudo causan confusión. En Sociocracia la llamamos la sección ADMIN porque las primeras letras forman la palabra ADMIN:

Asistencia: ¿Están todos presentes? ¿Está presente la personas que toma notas?
¿Duración? ¿Cuánto dura esta reunión? ¿Alguien tiene que irse temprano, etc.?
Actas/Minutas: ¿Todos han leído las actas/minutas de la última vez? ¿Han sido archivados?
Información: ¿Alguien tiene anuncios rápidos antes de que comience la reunión?
Próxima reunión: ¿Está clara la próxima hora de la reunión?

Puntos de agenda: hacer un acuerdo

En primer lugar, presenta la agenda y el plazo. Asegúrate de que todos entiendan la agenda A continuación, pregunte si todo el mundo está de acuerdo con la agenda.

Recomendamos preguntar explícitamente: ¿Esta agenda funciona para todas las personas presentes? y despues tratar de conseguir el consentimiento de todos. ¿Por qué? De esa manera, todos tiene una comprensión compartida de cómo se va a usar el tiempo de la reunión. Y hacer ese acuerdo al principio también significa que como facilitador puedes señalar un acuerdo compartido cuando las personas se están pasando del tiempo acordado. Después de todo, cuanto mejor todo el mundo entienda el flujo de la agenda ,mejor todos serán capaces de apegarse a ella, dando a la reunión claridad y responsabilidad.

Temas

En este paso, se revisan los puntos de la agenda. La forma de hacerlo depende del tipo de agenda

Informes
Para reportes, se recomienda asegurarse de que sean cortos. Antes de que alguien empiece a hablar, recuérdeles el tiempo que se acordó en la agenda para su presentación. Además, recuérdales la línea de tiempo cuando estén cerca del final de su tiempo.
Exploraciones
Durante las exploraciones, es común en las reuniones de la junta que algunas personas monopolicen y tomen mucho tiempo hablando. Eso drena al grupo. Una conversación más atractiva ocurre cuando haces rondas: dar un mensaje (como“¿qué piensas de esta idea?“) y pedir a todos que hablen, uno por uno. Para asegurarse de que hay un orden, puedes utilizar el orden en el que las personas están sentadas o el orden en que las ves en la pantalla en una reunión virtual.
Dependiendo de cuántas personas integren la junta diectiva, la ronda puede tomar un tiempo. Asegúrate de dar una tiempo y orden claro para la ronda A medida que la gente se da cuenta de que son escuchados, podras notar el ambiente de la reunión cambiando a medida que la gente comienza a escuchar mejor y hablar más libremente.
Decisiones
Por último, las decisiones son exploraciones con una decisión al final. En la mayoría de las juntas, esto sucede por votación. Votar a veces puede generar resentimiento cuando la mayoría supera en número a una minoría. La forma en que tomamos decisiones es importante. Si estás interesado en cómo hacer que la toma de decisiones sea más explícita y manejable, consulta el proceso de consentimiento. El patrón básico es así:
1. Presentar la propuesta. Permite que las personas hagan preguntas aclaratorias sobre la propuesta para asegurarse de que la entiendan.
2. Reacciones. Haz una ronda donde todos puedan decir lo que piensan sobre la propuesta.
3. Consentimiento. Haz una ronda en la que la gente diga “Consiento” u “Objeto”
Si alguien objeta, intenta cambiar la propuesta. La decisión se toma cuando todos consienten.

Clausura de la reunión

Después de completar los temas, pregunta qué temas de la agenda surgen de la reunión que las personas quisieran hablar en futuras reuniones. En otras palabras, esto es decidir los temas a trabajar en el futuro de manera colaborativa. A continuación, colócalos en los temas pendientes o comienza una lista de los temas futuros en la agenda.

Finalmente, una buena reunión termina con una ronda de retroalimentación ¿Cómo estuvo esta reunión? ¿Qué apreciaste? ¿Qué te gustaría cambiar la próxima vez? Al pedir esto y tomar la retroalimentación en serio, la junta puede mejorar la forma en que trabajan juntos con el tiempo.

Utiliza nuestra plantilla gratuita

Para facilitar la planificación, ¡aquí hay una plantilla de reunión para copiar! Para planificar una reunión, simplemente cópiala desde aquí o desde este documento de Google y rellena los temas de tu agenda y decide si son reportes, exploraciones o decisiones. A continuación, añadir información de tiempo y añadir todo lo demás. Ve este screencast para orientarse en la hoja de agenda.

Horario	Qué	Cómo
7:00-7:05	ronda de apertura	ronda (1 min/persona): ¿Cómo llegas a esta reunión? ¿Qué aprecia de esta organización?
7:05-7:07	ADMIN	Asistencia: ¿Están todos presentes? ¿Está presente la personas que toma notas?¿Cuánto dura esta reunión? ¿Alguien se va temprano?¿Todos leyeron las notas de la última vez? ¿Están archivados?¿Anuncios de alguien?¿Está clara la próxima hora de la reunión?
7:07-7:10	Aprobar agenda	Presenta la agenda y asegúrate de que se entienda.Consigue el pulgar de todos para crear un acuerdo explícito.
7:10- …	Tema 1 ▢ reporte ▢exploración ▢ decisión	– Reportes: Presente el reporte. Deja que la gente haga preguntas aclaratorias. – Exploraciones: Da un aviso claro. Haz ronda de ideas y reacciones. – Decisiones: Presenta la propuesta. Permitir preguntas aclaratorias.Haz una ronda de reacciones.Pregunta a todos si están de acuerdo con la decisión (consentimiento) o si necesitan cambiar algo primero (objeción)
…	Tema 2	(ver arriba…)
…	Tema 3	(ver arriba…)
8:20-8:25	Temas futuros	¿De qué temas futuros debe hablar esta junta? (¡Escríbelos!)
8:25-8:30	Cierre	Una ronda de evaluación de la reunión