Todos conocemos las frustraciones de compartir el tiempo de reunión. Después de todo, el tiempo es el recurso más valioso que tenemos en nuestras vidas, y el tiempo en una reunión de equipo es aún más valioso porque tenemos a las personas alineadas con el propósito en el mismo lugar y al mismo tiempo. ¡Vaya! Teniendo en cuenta lo relevantes que son, cómo pasamos nuestro tiempo juntos es la clave.
La premio Nobel Elinor Ostrom estudió lo que hace que los grupos de colaboración tengan éxito. Sus resultados, una lista de principios básicos de diseño (CDP), proporcionan una hoja de ruta que ayuda a ver lo que hay que tener en cuenta para poder cooperar bien. Por ejemplo, cada grupo debe resolver los conflictos (CDP 6), la toma de decisiones (CDP 3) y las formas de responsabilizarse mutuamente (CDP 4).
Mi objetivo en este artículo es mostrar cómo El tiempo que pasamos en las reuniones es vital, lo que puede demostrarse con respecto a todos los CDP. Para ello, estoy aplicando algunos de los Principios Básicos de Diseño a esa cuestión tan concreta: el tiempo de reunión.
El tiempo que pasamos juntos en una reunión es, en el lenguaje de los comunes, un “recurso común”: es “rival” porque cuando yo ocupo el tiempo de aire, tú no puedes hablar. Los 10 minutos que hoy alguien toma de una reunión serán tiempo de vida gastado, y sólo podemos gastarlo una vez. El tiempo de reunión también es “no excluible” porque no puedo encerrar el tiempo como puedo encerrar el dinero en una caja fuerte. Durante las reuniones, estamos juntos, de una manera u otra.
Aclaro que mi experiencia es la facilitación de reuniones sociocraticas – para mí, ese es el estándar de oro de las reuniones productivas e inclusivas con acuerdos sobre cómo compartir bien nuestros recursos.
Dado que los principios de Ostrom -y en su legado, los principios básicos de diseño formulados por Prosocial en el legado de Ostrom- y la sociocracia encajan sorprendentemente bien, estoy añadiendo cómo hacemos las cosas en la sociocracia para poner en práctica formas de abordar los Principios Básicos de Diseño (CDP).
CDP 1: Identidad y propósito compartidos
Compartir el tiempo de reunión sólo funciona bien cuando está completamente claro cuál es el propósito de una reunión, todo el mundo está “de acuerdo” con el propósito compartido, y los miembros comparten las mismas normas y valores (identidad). Si alguien no participa y está en la reunión por un motivo diferente al de los demás, será difícil encontrar una gestión del tiempo “justa”.
Si se está reuniendo un grupo de manera permanente, hay que definir su propósito u objetivo general. Si se está reuniendo un grupo ad hoc, debe quedar claro qué es lo que se les ha encomendado lograr y quienes lo deben hacer.
Me gusta algo que he visto hacer a los grupos: el hábito de leer el propósito de las organizaciones o del círculo al principio, antes de establecer la agenda.
Cómo aborda esto la sociocracia:
Siempre que se forme un grupo (= círculo), hay que definir también el objetivo del círculo. La membresía del círculo se basa en que los miembros consientan tanto el objetivo como la inclusión de cada uno como miembros. Incluso un grupo ad hoc se formaría con un resultado deseado y una membresía definida. De esa manera, un grupo no se reúne por el simple hecho de reunirse. En cuanto a mí personalmente, si no está claro para qué se reúne un grupo, me niego a unirme. ¡Es así fácil!
En la forma en que se forman los círculos, el objetivo es encontrar una buena “fragmentación” de tareas y responsabilidades para que una reunión sólo conste de temas que sean relevantes para todos los presentes en la sala. Bien hecho, esto ya es una gran contribución para honrar el tiempo de las personas.
CDP 2: Distribución equitativa de costes y beneficios
¿Cómo se traducen el “coste” y los “beneficios” en el tiempo de reunión? Así es como yo lo veo:
- Cada vez que alguien habla, hay un “coste” de tiempo de reunión para todo el grupo. Incluso si el tiempo es voluntario, tenemos que honrar que la gente está gastando una parte de su precioso tiempo de vida en este propósito compartido.
- El beneficio del tiempo dedicado a la reunión es la claridad y el avance en el propósito compartido. Cada miembro tiene que sacar de la reunión lo que necesidad. Probablemente, todo el mundo depende de la claridad que surge cuando el grupo resuelve en conjunto una tensión. Una persona individual puede depender de una decisión del grupo para llevar a cabo sus tareas después de la reunión. Para asegurarse de que todo el mundo obtiene lo que quiere, es necesario que cada participante tenga su voz en la agenda.
Tiene que haber suficiente estructura para mantener todos los aspectos de la reunión. Por ejemplo, una sección ADMIN en el formato de la reunión ayuda a que todos sean escuchados en la logística como la hora de reunión o las notas de reunión. Para mí, tener una estructura es una forma de permitir que el coste y los beneficios se distribuyan de forma justa y de honrar el tiempo de la gente.
Cómo aborda esto la sociocracia:
En la sociocracia, aprobamos la agenda por consentimiento antes de entrar en una reunión. Es nuestra forma de asegurarnos de que todo el mundo obtenga lo que necesita del tiempo que pasamos juntos. Seguimos un patrón de reunión básico que sigue el principio de “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” para asegurarnos de que nada ni nadie se olvide.
Además, prefiero que el “tiempo al aire” se distribuya de forma más uniforme. Eso no significa que todos hablen exactamente el mismo periodo de tiempo. No andamos con un cronómetro y las necesidades pueden variar con el tiempo, pero la realidad es que la distribución del tiempo en las malas reuniones suele estar total y crónicamente desequilibrada. Una forma de abordar esto es utilizar la práctica en rondas como en la sociocracia: todas las personas hablan una a la vez. No se interrumpe a los demás, ni hay monólogos continuos. Las rondas aseguran que el tiempo de reunión sea realmente compartido. El guardián del proceso es el facilitador/a que responsabiliza a las personas de los incumplimientos, como las rondas. Los facilitadores se adaptan y mejoran su facilitación gracias a la retroalimentación en las reuniones de evaluación y en los procesos de selección. Como todos los roles, la facilitación se selecciona con el consentimiento del equipo. De este modo, todas las personas tienen voz y la oportunidad de dar su retroalimentación a varios niveles y en muchas ocasiones.
CDP 3: Toma de decisiones justa e inclusiva
La toma de decisiones sobre la forma en que empleamos nuestro tiempo en una reunión tiene que ser inclusiva y transparente. Todo el mundo tiene que poder opinar sobre cómo se usa el tiempo. Las reuniones no pueden ser secuestradas, ni maliciosas (raro) ni inconscientes (bastante común).
Según mi experiencia, la mayoría de los grupos que se reúnen sin una guia están muy por debajo de mis estándares más básicos de toma de decisiones justas e inclusivas sobre el tiempo de reunión. Básicamente, a menudo no hay un proceso explícito para negociar el tiempo de reunión en primer lugar. Si algo no es explícito, es difícil, si no imposible, ser inclusivo y justo.
Cómo aborda esto la sociocracia:
Todo vuelva hacia el establecimiento de la agenda. Sin embargo, desde una perspectiva sociocrática, ¡tener una agenda es sólo el primer paso! También necesitas
- Obtener de todos el consentimiento de la agenda. Eso significa estar dispuesto/a cambiar la agenda día hasta que haya consentimiento de todas las personas presentes.
- Se responsable de tu agenda. Eso puede significar interrumpir a alguien si monopoliza el tiempo.
- Sepa cómo cambiar su agenda si sucede algo inesperado.
La responsabilidad y el cambio de agenda, para mí, es donde el proceso se rompe más a menudo. Si un punto de agenda se prolonga significativamente en el tiempo, estamos fuera del consentimiento. Estar fuera del consentimiento significa que ya no es justo ni inclusivo. La manera de volver a encarrilarse es expresarlo y modificar la agenda del día y buscar el consentimiento de nuevo. En realidad es bastante fácil, pero rara vez se hace. Puede suceder algo así: “Vale, habíamos dicho que íbamos a dedicar 10 minutos a esto, pero ya llevamos 20 minutos en este punto de agenda del día y creo que deberíamos resolverlo ahora. ¿Consentimos añadir 10 minutos más aquí y sobrepasar los 20 minutos?” [or “postponing the last agenda item instead?”] (Ver grabación de un seminario web sobre la gestión del tiempo)
CDP 4 + 5: Seguimiento de los comportamientos acordados y responder gradualmente a los comportamientos útiles e inútiles
En una reunión sin un proceso o una estructura claros, es muy difícil supervisar los comportamientos; si no tenemos comportamientos acordados (CDP 1 – identidad/valores/normas/), ¿cómo podríamos supervisarlos? Este es un tema clave en las reuniones no estructuradas: no hay pautas, no hay acuerdo sobre las normas del proceso y nada ante lo cual responsabilizar a nadie.
También es frecuente que la gente rehúya dar retroalimentación y decida poner los ojos en blanco y abandonar la reunión. Todos estos son comportamientos codependientes que, a la larga, deteriorarán la cultura de las reuniones. Por eso, estos principios básicos de diseño se incluyeron en la lista de Ostrom de lo que se necesita para una gobernanza conjunta exitosa.
Cómo aborda esto la sociocracia:
Las reuniones sociocráticas tienen un agenda y pautas de proceso acordadas. Ahora la gente puede rendir cuentas ante ellos. Lo ideal es que la agenda de una reunión contenga información sobre el tiempo (como por ejemplo: “hablaremos del tema A durante 15 minutos”) para que haya claridad.
Una vez que se crea esa claridad, es realmente fácil de monitorear. Además, las rondas hacen más observable cuántas personas han hablado y cuánto, y el porque la ronda se rompería.
Esto significa que facilitador/a necesida estar dispuesto/a a interrumpir a las personas que hablan fuera de turno o durante mucho tiempo. Lo ideal es que puedan hacerlo con gracia y respeto, siempre conscientes de que la gente viola un proceso la mayoría de las veces por desconocimiento, no por mala intención.
Una evaluación de la reunión es un buen lugar para dar una retroalimentación a cómo se ha empleado el tiempo de reunión. En una evaluación de la reunión, cualquiera puede comentar sobre el contenido, la dinámica interpersonal o el proceso de la reunión: un lugar donde expresar cuando el tiempo de reunión no se ha repartido de forma justa. Cerrar el ciclo de retroalimentación sobre el proceso en una reunión crea un lugar para verificar lo que ha funcionado bien y lo que no, lo que nos da la oportunidad de mejorar.
Sin embargo, jugar a la “policía de procesos” no es útil. Debe quedar claro que cualquier proceso que decidamos seguir es un acuerdo de nosotros mismos para nosotros mismos. Tenemos acuerdos porque creemos que nos ayudarán a tener reuniones más agradables con integridad, no para tener excusas para poner a la gente “en su sitio”.
Dicho esto, quien incumple un acuerdo repetidamente, y sin cambiar de comportamiento cuando se le recuerda, está incumpliendo los acuerdos básicos de colaboración y debe rendir cuentas. En última instancia, cada organización debe definir cómo puede eliminar miembros de un círculo. Hablaremos más de esto en el próximo tema.
CDP 6: Resolución de conflictos rápida y justa
Para la hora de reunión, ¿puede haber resolución de conflictos? Si tenemos la sensación de que no se nos asigna el tiempo de reunión que sería justo, ¿qué podemos hacer?
Esta es una cuestión delicada porque no podemos, durante una reunión, acudir a un defensor del pueblo en busca de ayuda. Sin embargo, en el caso de problemas crónicos, probablemente sea necesario.
Cómo aborda esto la sociocracia:
La retroalimentación es una herramienta poderosa, e infrautilizada básicamente en todas partes. Sin embargo, una conversación intencionada puede ser una forma de resolver tensiones crónicas que surgen entorno a la gestión del tiempo en las reuniones. Ya he mencionado la evaluación de las reuniones como un vector para dar retroalimentación o expresar una tensión. Una forma más completa de abordar el conflicto sobre el tiempo de reunión es en un proceso de retroalimentación en círculo (un enfoque anidado y formalizado en el que todos se dan retroalimentación entre sí) o en las revisiones de desempeño.
Sin embargo, en el momento actual, la sociocracia ofrece una herramienta maravillosa: las rondas. Ya mencioné anteriormente las rondas, un patrón simple de todos los miembros del círculo hablando uno por uno. Las rondas pueden servir para explorar ideas, pero también para dirigir nuestro proceso. Imaginemos que alguien se enfada en una reunión porque no ha podido hablar tanto como las otras personas. El facilitador/a, probablemente provocado de alguna manera por este arrebato, tiene una manera fácil de recuperar el aliento mientras difunde el poder de resolución de conflictos en el grupo, así como la búsqueda de soluciones al conflicto por parte del grupo. “Hagamos una ronda sobre cómo ve la gente esto”. Las rondas son grandes ecualizadores. Dado que se pregunta activamente a todo el mundo sobre su percepción, no es tan probable que la gente se contenga y guarde silencio. (Lea sobre la retroalimentación -bien hecha- como práctica de conexión en la gobernanza).
Los Principios Básicos de Diseño no son principios vanidosos: son esenciales y claves para la sostenibilidad a largo plazo de una organización. No podemos suponer que creamos organizaciones de pares sin prestar atención a cómo se emplea algo tan crucial como el tiempo de reunión. Practiquemos lo que enseñamos, tanto en lo general como en lo particular.
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