El formato de reunión sociocrática

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Las reuniones de acuerdos o de equipo se realizan para crear claridad sobre el trabajo realizado por un círculo. Dependiendo de la forma en que se configuren, las reuniones de círculo pueden contener solo decisiones de acuerdos o de gobernanza, o puede combinar decisiones operativas y de políticas. En este artículo, nos centraremos en el último ya que le hemos encontrado un enfoque más versátil.

Este artículo revisará las diferentes etapas de las reuniones, como se describe con más detalle en el capítulo sobre formatos de reunión en nuestro libro Muchas Voces, Una Canción que también tiene muchos más ejemplos y diagramas.

Este formato de reunión no es cosa de ciencia, pero tener un formato de reunión sólido, estandarizado y acordado ayuda a todos a contribuir en la reunión. Cuando el proceso es claro, podemos centrarnos en el grupo y en nuestro trabajo.

Formato básico de reunión

Cualquier reunión se divide en tres fases, cada una con su propio objetivo:

• Apertura. Asegurarse de que las personas y el círculo estén listos para la reunión
• Contenido: Crear más claridad para el trabajo del círculo.
• Cierre: Evaluar la reunión para mejorar las reuniones a lo largo del tiempo.

Ahora que lo sabemos, podemos ver cada fase. Mira este diagrama para obtener información general; vamos a revisar cada paso en este artículo.

Apertura

Ronda de apertura / Cómo estamos

Comenzamos la reunión como seres humanos. Todo el mundo llega con una historia, un contexto, una experiencia inmediata antes de la reunión. Esto podría ser la hora pico en el metro, un café derramado, un bebé recién nacido, un divorcio, una muerte en la familia, una frustración con otro círculo, gratitud sobre el clima primaveral, orgullo por el trabajo que se está haciendo, ansiedad sobre un punto de agenda en la próxima reunión o simplemente el deseo de una tercera taza de café. Cuanto más compartimos, más podemos ser seres humanos multidimensionales. Mostrar nuestro lado humano hará que sea más fácil empatizar, apoyarnos mutuamente y cooperar.

No se trata de convertir la reunión en una sesión de terapia grupal, se trata de recordarnos a nosotros mismos que somos seres humanos. Cuando hemos compartido lo que nos afecta en el momento, estamos listos para enfocar nuestra atención al trabajo del círculo.

ADMIN

Los seres humanos en la reunión podrían estar listos para la reunión ahora, pero el círculo todavía necesita prepararse. En nuestro libro describimos esto como la fase ADMIN, donde cada letra del acrónimo representa un elemento que necesita algo de atención. Ninguna de estas medidas toma mucho tiempo (se puede hacer en menos de un minuto en total), pero cada uno de estos elementos evitará una probable interrupción durante o después de la reunión.

• Asistencia: Nos aseguramos que la persona que toma notas esté presente y nos damos cuenta de quién está ausente. Necesitaremos esta información para construir la agenda más adelante.
• Duración: Generalmente se programan innumerables reuniones sin claridad sobre la duración de la reunión, y sin claridad sobre si todos pueden permanecer hasta la hora de reunión acordada. En este punto generamos claridad acordando la duración.
• Minutas (actas): ¿Se han consentido las actas de la última reunión y han sido publicadas en la bitácora? ¿Las personas que se perdieron la última reunión leyeron y entendieron el acta? En resumen: ¿estamos todas los presentes en la misma página para no tener que volver a los asuntos de la última reunión?
• Información/anuncios: ¿Hay algo más que la gente quiera compartir? Esto podría ser recordar a la gente un evento de toda la organización, un anuncio personal. (Esto es sólo para anuncios de fuera del círculo. Cualquier informe del dominio del círculo pertenece a la agenda de la reunión.) Si la gente tiene la oportunidad de decirlo ahora, estará más relajada y enfocada. Si algún anuncio como este es complicado o desencadena una discusión, es necesario detener la discusión o, si es relevante para el círculo, ponerlo como punto de la agenda.
• Nos vemos… ¿cuándo? : ¿Hay una próxima fecha de reunión? Si no es así, ¿hay un plan sobre cuándo y cómo el círculo tendra la fecha de la próxima reunión? Incluso si hay una hora de reunión permanente vale la pena recordar la hora y la fecha, porque cualquier hora de reunión regular podría, por ejemplo, entrar en conflicto con días festivos nacionales u otros eventos. Si la cuestión de una próxima fecha de reunión es complicada se puede agregar como punto de la agenda.

Ahora el círculo está listo y ha cubierto todo lo que podría distraer a los miembros de los puntos de la agenda. Hora del siguiente paso, la parte de contenido de la reunión.

Contenido

La parte de contenido de la reunión se divide en tres pasos:

• Consentimiento de la agenda
• Atender temas
• Actualización de los temas pendientes: evaluación del progreso de los puntos agenda

Consentimiento de la agenda

Planificamos la agenda y luego -un ingrediente esencial de la sociocracia- el círculo consiente en la agenda. Al ajustar y consentir la agenda, el círculo asume la responsabilidad de la agenda. Todo el círculo hace un esfuerzo por mantenerse fiel a su compromiso y no depender únicamente en la facilitación para que la reunión sea exitosa.

Una agenda será más eficaz si tiene tres partes:

• la lista de puntos de la agenda y el orden en el cuál abordarlos
• cuánto tiempo estamos asignando a cada punto de la agenda (ya sea como se muestra a continuación, neutral a las zonas horarias y con el comienzo y término detallados, lo que hace que sea más fácil respetar el tiempo, o simplemente escribir el número de minutos asignados)
• definir cuál es el resultado deseado para cada punto de la agenda: información, exploración o decisión (ver sección siguiente)

Así podría sonar el consentimiento de la agenda:

“Tenemos una agenda preparada aquí. Vamos a verlo para que entendamos lo que está pasando. Primero vamos a hablar de [agenda elemento 1] que es un informe y espero que sólo tome 5 minutos. Luego exploraremos ideas sobre [agenda elemento 2] y creo que haremos mucho progreso si lo hablamos durante unos 10 minutos. [Agenda elemento 3] es una decisión que tenemos que tomar, y reservé 20 minutos para eso y asegurarnos de que haya suficiente tiempo. ¿Hay alguna duda sobre esta agenda? (pausa) Viendo que no hay ninguna… ¿Hay alguna objeción a esta agenda?
“Yo objeto porque como Margret tiene que irse temprano, como ella dijo, se perdería el punto 3, lo que dificulta tomar una decisión. ¿No sería mejor intercambiar el elemento 2 y 3 para asegurarnos de que todos estaremos aquí?”
“Eso tiene mucho sentido, gracias. Perfecto, así que volviendo a expresar mi propuesta aquí, me gustaría hablar de [agenda elemento 1], luego de [agenda elemento 3], y luego rebotar ideas sobre [agenda elemento 2]. ¿Alguna otra objeción? (pausa) ¡No escucho ninguna, eso significa que tenemos consentimiento y podemos avanzar!”

Puntos de la agenda

El círculo ya está listo para hablar de todos los puntos de la agenda.

• Los reportes serán una descripción de la información relevante.
• La exploración será una generación de ideas en relación con un problema o un mensaje.
• Las decisiones aprobarán propuestas que guíen el trabajo del círculo o las elecciones.

En las reuniones sociocráticas, las decisiones de acuerdos se toman por consentimiento, lo que significa que se toma una decisión cuando nadie en el círculo tiene una objeción. Las objeciones son una forma de dirigir nuestra atención a un aspecto de la propuesta que todavía necesita mejoras hasta que sea “suficientemente bueno por ahora”. Siempre que sea posible, un círculo intentará llegar a un punto en el que se pueda aplicar un acuerdo, incluso si sólo se acuerda por un tiempo limitado, para que se recopile y evalúe nueva información cuando se revise el acuerdo.

Para círculos muy disciplinados, recomendamos leer las minutas (su reflejo en el acta) después de que se haya completado cada punto de la agenda antes de pasar al siguiente punto de la agenda.

Los cambios en la agenda – por ejemplo, tomar una decisión en lugar de simplemente explorar, o posponer un punto de la agenda cuando nos estamos pasando del tiempo establecido – requieren el consentimiento del círculo. De esa manera, somos intencionales acerca de cómo usamos nuestro tiempo juntos sin dejar de ser flexibles.

Actualizar la lista de temas pendientes

Después de completar todos los puntos de la agenda, ayuda revisar la agenda de nuevo y escribir en el área de trabajo pendiente (la lista de temas de los que hablar en próximas reuniones) los futuros puntos de la agenda que nos permitirán continuar con nuestro progreso.

Por ejemplo, si hoy se ha creado un rol, ¿cuándo vamos a realizar la evaluación? Si tuvimos que posponer un tema hoy, ¿cuándo vamos a hablar de ello? Si creamos un acuerdo hoy, pongamos la fecha de revisión de ese acuerdo en la lista de temas pendientes o en el calendario. La planificación de la agenda para las próximas reuniones será mucho más fácil si se toman esos tres minutos durante la reunión para recopilar esa información mientras aún está fresca. Algunos grupos también eligen hacer una revisión de todos los acuerdos en ese momento. A continuación se muestra un ejemplo de cómo podría sonar esta fase.

“De acuerdo, consentimos posponer [agenda elemento 2] así que eso debería estar en la agenda para la siguiente reunión. También anotaré la fecha para la evaluación de la decisión de hoy. Todavía no hablamos de cómo vamos a asegurarnos de que todo el mundo esté informado sobre este cambio de acuerdo, así que permítanme ponerlo en la lista de pendientes también. ¿Algo más para los puntos de agenda de la siguiente reunión?
“Sí, habíamos pedido que Parveen se reporte de nuevo la próxima vez como lo hizo hoy”.
“Tienes razón, vamos a escribir eso también. ¿Algo más? (pausa) Bueno, entonces creo que estamos listas para nuestra ronda de cierre.

Cierre

Ronda de cierre / evaluación

Cerramos la reunión con una evaluación de la reunión donde cada miembro, en una ronda, destaca sus observaciones y reflexiones sobre la reunión.

Durante esta ronda los miembros del círculo pueden reflexionar sobre cualquier cosa que les parezca relevante. Por lo general, se puede dar retroalimentación relevante sobre:

• dinámicas interpersonales (gratitud, tensión, estilo de comunicación, sentido de conexión, etc.)
• el contenido del trabajo (cuánto se hizo, cuánta claridad se creó, se trató finalmente un tema difícil, etc.) y
• el proceso de la reunión (¿se sintió la facilitación lo suficientemente firme/demasiado rígida, se mantuvo el tiempo de reunión, la elección de los puntos de agenda fueron pertinentes, había una conversación cruzada durante la ronda, etc.)

La gobernanza trata de crear la mayor claridad posible en el menor tiempo posible. Por lo tanto, este formato de reunión está diseñado para ser simple y comprensivo. Por supuesto, cualquier reunión se puede hacer con sólo algunos de los pasos. Sin embargo, cualquier paso omitido significa un mayor riesgo de confusión. En nuestra experiencia, una estructura clara hace que la reunión sea más rápida y fluida, lo que libera nuestras mentes para mayor conexión interpersonal.

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