Una actualización para los titulares rol de círculo – Octubre 2020

Language: English

¡Hola sofines a los titulares rol de SoFA Circle!

Está recibiendo esto porque es un titular rol de círculo (secretario, facilitador, líder, delegado) para un círculo de la SoFA.

Si usted es un secretario del círculo, por favor asegúrese de leer esto. Si usted no es un secretario del círculo, y la secretaria de su círculo está disponible para leer esto, entonces usted realmente no tiene que leer todo esto a menos que tenga curiosidad acerca de los cambios (o cree que podría ser una secretaria del círculo pronto). Si el secretario del círculo no está disponible en este momento por alguna razón, esperemos que otro titular del rol de círculo pueda apoyarse para ayudar.

Si desea la versión corta, sólo tiene que leer las partes de este correo electrónico en negrita. Si desea la versión larga, lea las partes entre ?

Hay un par de elementos de acción fácil en la parte inferior. No creo que se lleven a la secretaria más de 15 actas/minutas por cada artículo.

Estamos mejorando la forma en que gestionamos la unidad compartida de SoFA y mantenemos el Manual de estructura y políticas organizativas deSoFA.

Por si no me conoces, me llamo CJ O’Reilly. Tengo algunos rolen Support Circle and Information Systems (incluyendo CAPACITACIÓN y Soporte de TI, y Administrador de Sistemas de TI), y General Circle recientemente me seleccionó como el
Guardián de Registros
del Círculo General (lo que significa que superviso nuestro mantenimiento de registros Acuerdo y Políticas) y desgarré la supervisión de Support Circle. Para aclarar el trabajo adoptado el SoFA Google Suite Best Practices. Esta Acuerdo mejora la seguridad y la funcionalidad de nuestra Google Drive (algunos de ustedes pueden haber notado esas desafortunadas solicitudes de permisos que van a demasiadas personas – esto las resolverá!).

Hay un par de cambios en cómo funcionan las cosas que debe entender y un par de solicitudes.

Calculo que la mayoría de las tareas pueden tardar unos 15 actas/minutas en completarse, aunque algunas son cosas en las que podríamos trabajar gradualmente con el tiempo, con el objetivo de conseguir todo comprimido para el final del año. Hay instrucciones claras para cada una de las tareas, y siempre puede enviar un correo electrónico [email protected] si necesita ayuda con los sistemas SoFA (como el sitio web, Google Drive, etc.), especialmente si usted está teniendo dificultades técnicas.

Hacer la mayoría de estas cosas sería el dominio del Secretario del círculo por defecto (pero si necesita ayuda, asegúrese de preguntar).

Sin embargo, estoy incluyendo a todos los titulares de rol en estas comunicaciones con el fin de difundir el conocimiento de la organización en caso de cambio de rolen el futuro, y en caso de que el secretario de un círculo desee un poco de apoyo de sus otros titulares de rol de círculo, otras personas podrían ser capaces de ofrecer fácilmente dicha ayuda y tener los permisos e información necesarios para hacerlo. ?

¿Qué pasa? (cosas que entender):

1. Estamos cambiando la forma en que compartimos archivos con la unidad compartida de SoFA para mejorar el acceso a los permisos y distribuir el trabajo administrativo.
2. Parte de este cambio significa que crearemos grupos de Google para todos los círculos de SoFA. (Algunos círculos ya pueden tener grupos, y los usaremos de algunas maneras nuevas.)
   1. Deberías ver una invitación al Grupo de Google de tu Círculo pronto si aún no lo has hecho.
   2. Puede utilizar estos grupos para la comunicación si lo desea (pero no tiene que hacerlo).
   3. Sin embargo, es importante que todos los miembros del círculo se agreguen (y eliminen cuando sea necesario) de estos grupos para mantener los permisos de acceso de Google Drive.
3. Rodger Mattlage (Arquitecto de contenido de Content Circle) ha hecho un trabajo maravilloso haciendo que nuestro diagrama de Kumu sea hermoso y fácil de navegar. Queremos asegurarnos de mantener el diagrama de Kumu actualizado.
   1. esto es realizado principalmente por el Guardián de registros, pero alguna ayuda de usted hará que el proceso sea más fácil ?
4. Otra cosa que debe saber (pero más para el futuro) es que también hay aclaraciones y cambios en cómo se estructuran las carpetas de círculo y cómo se nombran los archivos. La esperanza es que estos cambios harán que sea más fácil para todos encontrar cosas.
   1. Estos cambios se pueden realizar con el tiempo. Si desea soporte con la fabricación de la, puedo ayudar (ver el “Sistemas de archivos & Deep Clean Support” proceso) ?
   2. La mayoría de los círculos tienen el control de sus carpetas. Puede crear sus propias políticas sobre cómo almacenar cosas si es necesario.
   3. Las convenciones de nomenclatura son un poco más específicas. Puede implementarlos con el tiempo con el apoyo de mí según sea necesario.
   4. No se necesita ninguna acción con nombres de archivoronda en este momento, pero trabajaremos en ello en el futuro.

Cosas que hacer ahora:

(Cada uno de estos puede tardar unos 15 actas/minutas más o menos. Sólo una persona de cada círculo necesita hacer esto; por lo general sería el secretario.)

1. Añade tus miembros del círculo al grupo de Google de tu círculo siguiendo estas instrucciones. Avísame si tienes algún problema.
2. Consulta el diagrama de Kumu de tu círculo para ver si hay precisión. Haga clic en “círculo general” y el “punto de mira” con la punta de herramienta “eliminar enfoque” para ver todos los roloperativos y subcículos de toda la organización. Hágame saber si le falta algo, si es posible, por favor incluya en su mensaje un enlace a las actas/minutas donde se tomó la decisión y / o un enlace a la descripción de la posición y otra información. Será un poco de trabajo para conseguirlo atrapado, pero una vez que está atrapado debe ser lo suficientemente fácil de mantener. Si es necesario aclarar más información, tal vez mencionarla y su próxima reunión del círculo y luego hágamelo saber después [email protected] en sus actas/minutas sobre el tema agregando un comentario y poniendo @[email protected] en el comentario (puedes ver más sobre eso aquí o en “enviar un comentario a una persona específica”).

Cosas que hacer en el futuro:

1. Manténgase atento para obtener información sobre cómo administrar la carpeta de unidad compartida SoFA de su círculo, los nombres de archivos y otra coordinación del guardián de registros ?
2. Si tiene alguna pregunta, hágamelo saber! logkeeper@ forall.orgSociocracia