Somos seres sociales y por esto es común que nos reunamos en grupos para resolver nuestros problemas, sean conectados con nuestra supervivencia o para evolucionar nuestras organizaciones.

Al terminar una reunión, cada uno de los participantes tiene su impresión de cómo la han vivido. Lo ideal es que todos sientan que se ha avanzado dentro de un ambiente positivo. Es el sentimiento que denomino “una reunión productiva con bienestar”.

Hay muchos métodos para organizar una reunión. En este artículo quisiera mostrar uno de ellos, a partir de un caso real, con el objetivo de lograr esta sensación colectiva tan deseada.

Situación inicial

En la Asociación Catalana para el Fomento de la Economía del Bien Común en la que participo, hay una reunión mensual en la cual se tratan los temas de interés en cada momento. Esta reunión muchas veces se extendía más allá del tiempo programado.

No todos los participantes ponían sus temas en la agenda así que se trataban muchos temas que surgían durante la reunión, dificultando cumplir con el horario establecido.

No todos tenían la comprensión de que el objetivo de la reunión era presentar propuestas para que las mismas sean desarrolladas a posteriori ya que era una reunión de coordinación y no ejecutiva.

Algunos hablaban demasiado y otras voces no eran escuchadas, lo que minaba el bienestar de muchos.

Al haber asistido a formaciones sobre sociocracia y participar en algunos círculos de Sociocracia Práctica, sugerí a la junta que deberíamos implementar la sociocracia como método de gobernanza en la asociación.

Resistencia inicial al cambio

No todos los miembros apostaron inicialmente por este proyecto. Había resistencia por parte de algunas personas clave para la organización.

Entendí que un punto importante para que haya resistencias era la falta de voluntad de formación inicial, ya que muchas personas no tenían disponibilidad de tiempo adicional. La mayoría del tiempo que dedicamos a la asociación es voluntario, a pesar de que se hacen proyectos con retorno financiero.

Propuesta posible de cambio

“El primer paso no nos lleva a nuestro objetivo, pero nos saca del lugar donde estamos” – dice mi amigo Josian.

Decidí proponer una implementación pausada para reducir las resistencias iniciales.

He considerado que el primer paso para garantizar la productividad con bienestar debería ser introducir una agenda/acta sociocrática cómo la que utilizamos en SoPra y tener facilitación en las reuniones. Para mí era una forma interesante para iniciar el camino de implementación de la sociocracia.

Pienso que para que un proyecto funcione, tiene que asentarse sobre la cultura existente y se debe trabajar sobre ella por medio de un camino posible. Tenía la comprensión de que iniciar el proyecto por la formación en sociocracia de los participantes lo haría inviable. Ya vería la forma de introducir la formación sin que la misma crease resistencias.

Además de la agenda/acta y la facilitación, el camino de implementación ha previsto:

• Creación de una hoja de ruta para explicar cómo trabajar con una agenda/acta sociocrática
• Definición de los temas a ser tratados días antes de la reunión
• Presentación de las propuestas de trabajo en la agenda/acta de la reunión para su realización fuera de la misma
• Introducción de cápsulas formativas sobre procesos sociocráticos durante la reunión
• Fomentar la creación de círculos sociocráticos, para el desarrollo de las propuestas presentadas en la reunión

Resultados

Seis meses después (teniendo una reunión por mes) obtuve felicitaciones por los resultados en productividad y bienestar.

Se ha incrementado la eficiencia de las reuniones que ahora se realizan dentro de la duración prevista de 4 horas. Antes, llegaban a durar 8.

Al fomentar la participación de todos, definir previamente el tiempo que cada uno utiliza para expresar sus propuestas, crear mayor entendimiento sobre cómo se va a tratar cada tema (información – exploración – decisión), todos se sintieron más a gusto en la reunión.

La organización ya tiene su primer círculo operando sociocráticamente.

 

Detalles adicionales

(Para mayor detalle)

• Implementación de una Agenda/Acta estilo sociocrático: Genera eficiencia iniciar una reunión con una agenda con los puntos previstos y el tiempo definido para tratar cada uno.
• Definición de una hoja de ruta para explicar cómo trabajar con una agenda/acta sociocrática: Es fundamental que todos los participantes entiendan cómo funcionan las reuniones con agenda/acta sociocrática. Este ha sido el objetivo de este documento, que además ha servido como formación mínima inicial necesaria para transitar el camino del cambio.
• Facilitación de la reunión: Para alcanzar el sentimiento de productividad con bienestar, además de una mejor organización de la reunión para traer eficiencia, es necesaria la facilitación, siguiendo procesos de la sociocracia con dos objetivos: El primero de cuidar el flujo del tratamiento de los temas, dando ritmo a la reunión y respetando los tiempos previstos; el segundo objetivo fundamental es el de acompañar a todos los participantes, incentivar la participación de todos y evitar debates improductivos.
• Definición de los temas a ser tratados días antes de la reunión: Permite la preparación del facilitador. Permite a los participantes pensar en los temas a ser tratados, antes de la reunión.
• Presentación de las propuestas de trabajo en la agenda/acta de la reunión para su realización fuera de la misma: Las reuniones de coordinación son más eficientes al tratar propuestas y mejorarlas con la inteligencia colectiva. La ejecución de propuestas exige más tiempo y un foco diferente que él de una reunión general.
• Introducción de cápsulas formativas sobre procesos sociocráticos en la reunión: Debido a la resistencia inicial a la dedicación de tiempo para formación y considerando fundamental la formación para avanzar en el camino del cambio, decidí introducir cápsulas formativas en las reuniones a partir de la cuarta reunión, cuando los participantes ya habían vivenciado este nuevo formato de reunión.
• Fomentar la creación de círculos trabajando sociocráticamente, para la realización de las propuestas de trabajo: Como forma de seguir difundiendo la sociocracia dentro de la organización, es importante fomentar la creación de círculos trabajando sociocráticamente. Estos círculos son generalmente formados por menos personas y por esto permiten que trabajen en forma más ejecutiva, integrando también más elementos de la sociocracia.