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Las reuniones largas son dolorosas. Hagámoslas más cortas. Estas son las herramientas que Sociocracia puede ofrecer.

Evitar grupos grandes

Evitamos grupos grandes. Escuchar a todos toma demasiado tiempo, y no podemos deliberar, que es el objetivo de reunirse como equipo.

¿Cómo se pueden lograr buenas decisiones para el conjunto mientras se tienen grupos pequeños? ¿Cómo podemos asegurarnos de que todo se acabe? ¿Cómo podemos asegurarnos de que no estemos en aislamiento? ¿Cómo podemos asegurarnos de escuchar todas las entradas?

  • Potencia distribuida y dominios claros: para cada grupo, tenemos que definir q pueden decidir. La autoridad para tomar decisiones ahora reside en grupos pequeños y ágiles. No hay necesidad de presentarse en cada reunión. Solo asiste a la que sea relevante para ti.

  • Enlace. En lugar de involucrar a todos los miembros de un subgrupo, solo incluyan 2. Escuchar a dos personas suele ser suficiente para escuchar la entrada del subcírculo sin sobrecargar a las personas con la hora de la reunión. Con dos personas puede estar seguro de que una de ellas recordará llevar información de vuelta también para crear una buena comunicación en ambos sentidos. Se puede escuchar fácilmente de 4 grupos enteros mientras que sólo tiene 8 personas en la habitación.
  • Más atención a los ciclos de retroalimentación. Antes de cada decisión, el círculo se preguntará: ¿quién tiene un aporte importante que dar sobre esto que nos gustaría escuchar? Y después de la decisión: ¿cómo podemos escuchar el aporte de la gente sobre nuestra decisión para que sepamos qué cambiar la próxima vez que revisemos? Cuanto mejores sean nuestras líneas de retroalimentación más confianza construirá y menos tendrá la necesidad de decidir todo juntos.

Solo hacer algo de eso debería reducir el número de personas en la sala y también reducir el número de puntos agenda (porque no todo el mundo tiene que hablar ya de todo).

Definir el resultado deseado

¡No hay puntos de agenda sin definir el resultado deseado! (Incluso si deciden cambiarlo después de hablar de ello.) Si el resultado deseado es claro, puedes canalizar la atención de las personas hacia la meta.

He pensado en esto bastante y he llegado a la conclusión de que en realidad solo hay 3 tipos diferentes de resultados, y se basan entre sí: la presentación de reportes también se incluye en pedir retroalimentación, y estos se incluyen en la toma de decisiones.

 

 

  • Reportes: si se trata de un reporte de una decisión tomada o una acción tomada en otro lugar y las personas en la reunión no tienen voz sobre el tema de todos modos, entonces no hay necesidad de escuchar reacciones. Se debe permitir que las personas hagan preguntas para aclarar, pero no todo el mundo necesita escuchar cómo se sienten acerca de la decisión. Digan a quién pueden dar retroalimentación si tienen algo que decir, pero que necesita suceder fuera de la reunión.
  • Solicitud de retroalimentación: si el resultado deseado es recibir retroalimentación, aclaren preguntas primero y luego escuchen reacciones. No hay necesidad de que esas reacciones converjan, por lo que una o dos rondas para que todo el mundo diga que algunas frases suelen ser suficientes. La retroalimentación se entrega al grupo o individuo que estaba solicitando los retroalimentación. No se está discutiendo para alcanzar consenso sobre una decisión.
  • Decisiones: si algo solo se puede decidir en el grupo grande, podría tomar tiempo. Rara vez hay decisiones que deban ser tomadas por un grupo grande si distribuimos bien la energía. Si sucede, es probable que tome tiempo. Pueden utilizar los tips de la siguiente sección para que sea lo más soportable posible. Nunca intentes generar una propuesta en un grupo grande. La propuesta debe externalizarse y prepararse antes de la reunión. Durante la reunión real, hagan solo preguntas, reacciones y consentimiento/objeciones. Reducirlo a tratar las objeciones puede ahorrar muchas cosas que decir y lo reduce a lo necesario para llegar a una decisión. Aquí un artículo que te guía a través del proceso sociocrático de toma de decisiones.

 

Los tips regulares…

Hay algunos tips relacionados con la facilitación que hacen que las reuniones sean más cortas.

  • Pasos separados: Separen bien sus pasos para que la gente pueda participar más fácilmente. Lo más obvio es separar las preguntas aclaratorias de las reacciones y las reacciones de la decisión. Den a la gente indicaciones claras sobre lo que desean escuchar. (Eso requiere un poco de práctica y algunas personas les es realmente difícil aprender eso!) A menudo doy frases incompletas como «Lo que necesito saber para entender la propuesta es _____» para invitar a la gente a no darme reacciones cuando ese no es el momento adecuado para ello. De esta manera, cada contribución será más ordenada, y todas operarán en el mismo plano, lo que facilita llegar a un lugar de convergencia y realidad compartida. (Si te atreves, hazlo de la manera sociocrática: invita lo que llamamos un ronda donde todo el mundo habla por turnos. A largo plazo, avanzar como un grupo, como un banco de peces, les ahorra tiempo. Lee un artículo en rondas aquí.)
  • Delegar: Pregúntate: ¿qué podemos hacer hoy para que estemos en un lugar mejor la próxima vez? A menudo, la respuesta es delegar. Si no tienen la información o la persona correcta en la habitación en este momento, ¡dejen de hablar sobre el agenda justo cuando se den cuenta! Muevan la discusión a la cuestión de cómo exactamente llegarán a un lugar mejor la próxima vez. «¿No tenemos esta información? Dejemos de hablar de este tema y en su lugar hagamos un plan sobre cómo obtener la información para que estemos en un mejor lugar la próxima vez«. Busquen a alguien que escriba algo, asignen a alguien para obtener la información, hablen con esa persona, encuentren un grupo para hacer un mapa mental, en resumen, deleguen cualquier tarea de preparación en un grupo pequeño fuera de una reunión siempre que puedan.
 

  • Dar el ejemplo de buen uso del tiempo de reunión: A medida que las personas se dan cuenta de que pueden ser escuchadas (que están en organizaciones sociocráticas), dejan de repetirse e incluso podrían empezar a pasar. Les invito a dar el ejemplo para esto. «Todo lo que quería decir se ha dicho, así que pasaré.» Se necesita mucho valor para decir eso para algunas personas, especialmente para aquellas en el poder. No puedes hacer que otras personas pasen, pero puede que les guste que lo hagas. (Y lo más probable es que su aprobación hace que la reunión ya sea mucho más corta.) Otra estrategia es cronometrarte a ti mismo. Dado que, de nuevo, esto va en contra de la cultura establecida en algunas organizaciones, poner el ejemplo ayuda. Si los que están en el poder deciden cronometrarse a sí mismos, eso establecerá el tono. «¿Alguien estaría dispuesto a cronometrarme y hacerme saber cuando terminen 2 minutos? Tengo muchos pensamientos, pero también quiero asegurarme de que tenemos tiempo para escuchar a los demás y el tiempo pasa tan rápido para mí cuando hablo».

¿Te interesa la facilitación de reuniones?