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Cómo redactar un proyecto en grupo

Este es un breve manual de cómo escribir propuestas, basado en materiales del manual de sociocracia Muchas voces, una canción.

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Proceso paso a paso

Me estoy centrando aquí en el paso 2 para tomar una decisión, suponiendo que el tema a trabajar y todas las necesidades de las partes interesadas se entienden bien antes de empezar. Además, para el paso 3, tomar una decisión, puedes revisar este artículo sobre la toma de decisiones por consentimiento.

El paso 2, la exploración de ideas para desarrollar una propuesta, se divide en tres pasos.

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Paso 2a: obtener una idea general de cuál será el alcance de la propuesta
Paso 2b: lluvia de ideas
Paso 2c: sintetizar y consolidar las ideas en una propuesta que pueda entrar en el proceso de toma de decisiones.

Vamos a repasarlas una por una.

Sólo empieza este proceso cuando tengas claro el contexto de la solicitud y las necesidades que se intentan satisfacer con esta propuesta. Cuando tengas esto, puedes empezar.

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Paso 2a: identificar las dimensiones

Recogemos una lista de preguntas que hay que responder y otras consideraciones a tener en cuenta a la hora de hacer la propuesta.

Por ejemplo, podríamos decir en esta etapa que el “presupuesto” (o “¿cuál es el presupuesto?” en forma de pregunta) es una consideración relevante a la hora de elaborar una propuesta.

A veces este paso parece demasiado fácil para que merezca la pena hacerlo. Sin embargo, si se hace primero una lista de las dimensiones, las propuestas son mucho mejores. Además, es bastante agradable para la dinámica del grupo comenzar con un proceso en el que todos están de acuerdo.

Nos gusta reunir las dimensiones y las preguntas en rondas, pero la lluvia de ideas sin orden y de manera espontánea también funciona.

Este paso se completa cuando se anotan todas las consideraciones o dimensiones y nadie tiene nada que añadir o una objeción a una dimensión de la lista. Consentir esta lista de y pasar al siguiente paso es un buen marcador de transición.

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Paso 2b: recopilación de ideas

Con la lista de dimensiones a la vista de todos, el grupo puede ahora enunciar ideas de propuestas que agreguen detalles a la dimensión. Las ideas pueden empezar por Creo que deberíamos… o Creo que __ debería…. Por ejemplo, Creo que el presupuesto debería ser de 2500 dólares en total, y el gasto debería ser transparente.

Es importante que las propuestas sean específicas. En el ejemplo anterior, “el gasto debe ser transparente” no es lo suficientemente específico. Define lo que significa transparencia, por ejemplo, detallando un mecanismo de seguimiento de los gastos y nombrando quién debe tener acceso a él.

A veces es difícil lanzar una idea concreta. A algunos les parecerá prepotente abogar por una idea detallada, pero para nosotros es un gran servicio al grupo proponer algo factible. En lugar de retener las ideas, tómalas sin juzgarlas. Cualquiera puede objetar más tarde en el proceso de toma de decisiones. No hay nada malo en lanzar una idea. Por la misma razón, las ideas de las propuestas de otros miembros no deben ser descartadas o criticadas de inmediato. Este paso funciona más o menos como una lluvia de ideas. Las rondas son una excelente manera de reunir ideas, especialmente si las contribuciones son cortas y el grupo puede hacer más de una ronda con bastante rapidez, aprovechando las ideas de los demás.

Si se te acaban las ideas, te será útil consultar la lista de dimensiones para ver si están todas cubiertas. Lo ideal sería que todas estuvieran cubiertas antes de pasar al siguiente paso. Este paso se completa cuando nadie tiene otra idea que compartir.

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Paso 2c: Sintetizar las ideas en una propuesta

El grupo tiene ahora la lista de ideas de propuestas. A veces basta con reordenar y limpiar el lenguaje para que la propuesta esté lista para tomar una decisión.

Otras veces, las ideas de la propuesta son una larga lista de ideas contradictorias. En ese caso, trata de identificar las partes que son sencillas y consolídalas para que puedas dedicar tu atención a los aspectos más complicados. Puede ser útil hacer rondas de reacción sobre uno o dos temas candentes, pero a veces es más fácil avanzar primero y ver en el proceso de consentimiento lo que llega al nivel de las objeciones. El objetivo nunca es tener una propuesta perfecta. “Perfecto” lleva demasiado tiempo y no es eficiente. Todo lo que se necesita por ahora es suficiente. Recuerda que esta propuesta no está grabada en piedra. Añade un término a la propuesta (por ejemplo 12 meses). Si la propuesta parece arriesgada, acorta el plazo.

Enhorabuena, has generado una propuesta. Ahora sólo hace falta una decisión.

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Ajustes para grupos grandes o para incluir más aportaciones

Este proceso está optimizado para un grupo de 3 a 8 personas. El mismo proceso, sin embargo, puede modificarse para grupos más grandes.

Paso 2a+2c: Estos dos pasos pueden realizarse en un grupo grande, ya sea de forma sincrónica (durante una reunión en directo) o asincrónica, por ejemplo, personas que añaden dimensiones a una cartulina o a un archivo digital. Si el grupo es mayor de 8 o 9 personas, las rondas ya no son eficaces en términos de tiempo. Lo ideal es que el grupo que desarrolla la propuesta gestione este proceso y facilite las ideas del grupo más amplio y decida cuándo la lista está lo suficientemente completa para pasar al siguiente paso.
Paso 2c: No aconsejamos sintetizar una propuesta en grupo. Elije a una o dos personas para que lo hagan, ya sea durante la reunión o entre reuniones, simplemente porque es más eficiente en cuanto al tiempo y es más fácil prestar atención a la redacción en un grupo pequeño y ágil. Una vez que el borrador de la propuesta esté listo, los comentarios sobre este borrador pueden ser reunido por el grupo amplio, ya sea de forma sincrónica o asincrónica. Estás observaciones puede utilizarse para reelaborar la propuesta antes de que entre en el proceso de toma de decisiones.

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¡Mira cómo se hace!

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Gracias a este maravilloso grupo de estudiantes, podemos ofrecer este ejemplo para demostración.

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Creación colectiva de propuestas