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中文翻譯:Yu Chieh Cheng, Joann Shen

回合制是全員參與制中最具標誌性的工具之一。與全員參與制的所有工具一樣,回合制支持平等的發言權和效力。每個人都有說話的機會,每個人都有聆聽的時候。回合制的重要性很容易被低估。這篇文章是對回合制的表揚!

 

1. 回合制支持平等的發言權和效力

 

a. 回合制如何支持每個人被聽見

通常,不特別採取任一種討論模式的會議,都會使「討論」變成「辯論」。在辯論模式的對話中,確實任何人只要開口說話就會被聽到。對那些已適應這種模式的人來說,效果很好,但實在不適用於那些不習慣這麼做的人。

通常,討論之所以變成辯論,是因為有人喜歡在會議中滔滔不絕 — — 而總是有的人喜歡,有的人不喜歡。如果我們選擇以辯論模式說話 ,意味著我們偏愛那些表達能力比較外向的人。

在我們完全不採取任何動作的情況下,討論通常會自動進入辯論模式,因此,如果不刻意地去考慮如何與對方交談,就會偏袒某些聲音,並忽略其他聲音。我們要明白「不選擇 回合制(輪流交談)的討論方式(或其他任何支持平等互換的模式)」仍然是一種選擇,而這會影響整個對話與討論的結果。

回合制是什麼:每人輪流逐一發言。主持人在圈子中挑一個人開始發言 — — 通常是用一個特定的問題或提示。然後,圈內的每個人都要發言,直到每個人都講過話為止,另一個回合才可以開始,或由主持人給出一個新的提示。

當我們輪流發言時,我們清楚知道自己會有發言的機會。我們不必坐在討論中焦慮於如何讓大家聽到我們的發言、如何輪到自己發言。我們可以預作準備 — — 在某種程度上,我們可以準備好我們要講的內容。我們可以放鬆等待,因為知道我們的發言會被聽到。

b. 回合制如何讓所有人願意聆聽

在辯論模式裡,人人皆輸。我們都失去了那些可能被提出的有價值資訊。有人不太願意在激烈的討論中發言,並不意味他們的建議和看法沒有價值。如果我們選擇跳過回合制,我們就會失去有價值的資訊。

回合制改變了談話的動態。在一個回合中,我們知道什麼時候會輪到自己。當輪到別人的時候,我們可以坐下來傾聽,我的意思是:真正的傾聽。我不需要等待一個好的時機跳進去打斷別人的發言。我不需要考慮如何證明對方是錯的。我只需要聽著,吸收其他工作圈成員的經驗就行了。

在辯論模式裡,我們往往傾向於試圖說服別人同意我們的觀點。有了回合制,感覺更像是每個人都把自己的想法、觀點和經驗帶到了桌面上。只有當我們確信圈子裡的每一個人都被納入其中,我們才能成為一個團體。回合制討論帶給人們的就是這種信心與信賴滿滿的感覺。我們每個個體帶來的東西都會成為群體的。群體的智慧在圈子中開始成長。當這種情況發生的時候,會讓人感到深深的滿足,而回合制讓這種情況更有可能發生。

在辯論模式裡,我們的「目的」是讓別人聽見我們的聲音。在回合制中,我們花在聆聽的時間比說的時間多。人們很容易忘記,我們所有人能觸及的,就只有自己個人對這個世界的主觀體驗。在完全不去考慮要為自己說些什麼的情況下,連續聆聽許多人的經驗,就能越明顯地意識到,我的經驗只是看待事物的一種方式,眾多方式中的一種。

c. 回合制如何支持效力和效率

人們在剛開始學習回合制時,往往會先入為主地認為回合制很冗長耗時且效率不高。需要經過一段時間的實踐和經驗,才會發現事實恰恰相反。回合制有好幾種方式可以提供有效性和效率。

  • 在辯論模式裡,人們覺得有必要重申他們的貢獻,以確保他們的意見能夠被聽到。回合制會使對話節奏放慢,以便每個貢獻都能被採納和重視。這也意味著通常不必重複。我們都曾遇過討論中,某人多次重複說過的話。輪流發言可以減少冗餘的數量,因為我們可以確保大家一次就聽到。最終,我們會節省時間。
  • 在回合制中,很多資訊早在會議初期就可以知道了。意思是說我們作為一個團隊(或更準確地說,團隊中的一個會議小組)不會在跑進一個方向才發現這是個死胡同。我們行動得越緩慢,越能考量到更多方面和觀點。這麼一來,我們就不需要多次改變方向。緩慢但穩定地贏得比賽。
  • 回合制有一種奧妙且強大的效果很容易被人忽略。當我們開始回合制發言時,我們都從同樣的起跑線開始。也就是說,輪到第一個人發言後的每個人都有兩個選擇,第一種是:「參考提示,並針對第一個人的發言給予回饋。」在這種情況下,我們會得到某人的真實反應,這對於增加多樣性和從不同角度看一個問題是很有價值的;第二種選擇「是反思並補充前面其他人已經說過的話,讓意見在團隊中隨著資訊的補充而疊加。」理想情況下,人們會同時做這兩件事,分享自己的初步反應,然後對前面的發言進行反思。在一個完美的世界裡,人們對此是開放透明的,並按照「我的第一反應/ 想法是……,然後我聽到……,我了解到…. ..,現在我認為…… 」這樣的模式來構建自己的說法。在「辯論式」的討論中,我們會錯過人們的第一印象,因為我們直接就想切入主題(並試圖說服對方)。回合制能給我們提供最大效應的投入,既來自個人,也來自群體智慧。
  • 當每個人都是決策的一部分時,每個參與者的責任心和認同感就會增加。團隊中的每個人都擁有決定權。如果成員們的意見被聽取並完全被用於某項決定的參考貢獻,就不會有人在你們共同製定的計劃中擺爛。

 

2. 支持回合制

 

a. 我們必須每次都輪流發言嗎?

不用,但看完上述這些好處,你為什麼會選擇不這麼做呢?我們理解,一些自由的發言和直接的反應可以在一個團體中發揮很好地作用。不妨試著有意地(且取得成員的認可)去做:

「我提議接下來的10分鐘進行自由發言,看看是否能帶來什麼新想法。 」

實踐中行之有效的做法是:總是以一輪回合制開始一個話題 — — 如果你選擇開啟一次自由發言,那麼在尾端加上一輪回合制來結束它。無論以何種方式開啟討論,都要記得聽取每個人的意見。

b. 如果有人在會議中一直插嘴,怎麼辦?

插嘴對整個團隊進程的危害有多大,有時是看不見的。其影響包括:

  • 人們在心底暗自嫌棄那些插嘴的人。
  • 人們害怕被打斷,發言時變得戰戰兢兢。
  • 團體魔法(group magic)失靈。

應該教育那些經常插嘴的人,讓他們了解自己行為的影響。在會議中解決這一問題的方法是在評估階段(evaluation round)提出反饋(評估階段是每場全員參與制會議之結束回合的一部分)。

要處理當下的交鋒,你只需說:「我也對你想說的話很有興趣,但能不能請你記著這個想法,或把它寫下來。現在先讓我們回到這一輪的發言回合。」

下面是一些其他的免責詞組,你可以用它們來幫助維持各回合的紀律:

  • 「我注意到,如果我有話要說,就必須打斷別人才行。我不喜歡這樣。我們能不能輪流發言,這樣就不會一直互相打斷對方的話?」
  • 「我注意到有很多插嘴或搶話的情況。我希望我們可以回到回合制的方式進行討論。」

在非全員參與制組織中引入回合制的魔法咒語:

  • 「我很想聽聽大家的意見,我對每個人的想法都很好奇。我們能不能繞一圈,讓大家輪流簡單說說自己對這件事的看法?」
  • 「我們可以給每個人1–2分鐘的時間來解釋自己的觀點。這樣我們就可以蒐集到這個房間裡所有的專業知識。」

 

c. 回合制進階手冊 — — 增幅你的回合制會議

我參加過許多回合制的討論,聽聽這些我們如何使回合更有效、更愉快的方式,也許會對你有幫助。

  • 跳過(Passing)。噢,我多麼佩服人們有勇氣說 「我沒有什麼新的東西要補充。我跳過!」 馴服你的自我,並通過節省時間和冗餘來支持一個團隊進程,這需要成熟力。也意味著當你發言時,人們會更傾向於聆聽。
  • 請求更多的時間。 「現在輪到我了,但我還需要多想一下我要說什麼,先聽聽其他人的想法吧。」下次輪到這個人發言的時候,我真的會很認真聽。你很容易預想他的發言會很有料!但因為這種延遲發言的請求,可能會讓會議引導者很難一個一個往回追溯,我也不會過度使用這個方式。畢竟我們永遠不可能完全準備好一個完美發言。但在適當的時候使用,這是一種提升你對團隊貢獻的方式。
  • 寫筆記。我習慣把我想說的話用寫的方式記下來。當輪到別人發言的時候,我也會把自己所有的看法和補充都寫下來。這有三個目的:

(一)我可以控制住自己的不耐煩,不會衝動地插嘴。

(二)我可以準備好自己的講稿,使之更有重點。

(三)另一個意想不到的效果:我會少說一些。一般來說,有些事情在我寫下來的那一刻,會覺得很緊急、迫切。幾分鐘後,輪到我發言時,一半的內容似乎已經沒那麼重要了。這麼一來,所有不重要的東西都會被過濾掉。

這是一個要合理使用的工具。因為它需要一定的多工處理能力(multitasking),你不會希望自己在應該聆聽別人發言的時候,還同時仔細準備一份5分鐘的講稿。

  • 我們想要清楚確認會議中每個人的想法,但又希望能避免因此顯得絮絮叨叨,該怎麼辦?有件你老早就同意的議題已經被反覆提及好幾次了⋯⋯但直接提案跳過又可能錯失珍貴的資訊⋯⋯。這時候,也許對團隊試個水溫 — — 了解一下現在有多少人也同意這個議題 — — 會很有幫助。只說 「我同意XYZ」可能不夠具體,因為不是每個人都會記得時時刻刻誰說了什麼。記得給出重點或關鍵詞,比如說: 「我同意查理的觀點,他提到『對環境的影響和重複使用,不需要買新的』。」就會是一個足夠好的說明,不需要重頭到尾再解釋一遍。
  • 不夠果斷也沒關係。在一場回合制中,完全可以說:「我傾向這邊是因為……,我傾向那邊是因為……」你不必成為法官、英雄或救世主,交由整個團體共同決定。
  • 幫每個回合計時。回合制會議不一定須要計時,但如果你的會議時間不多了,或你想讓每個人的發言時間都差不多,那麼計時是個好主意。引導者可以自行計時,也可以指定一個計時員。你不妨以一種不帶責備的方式,來解釋計時其實對所有人都有幫助:「讓我們自己幫自己的發言時間計時吧,這樣比較容易保持會議節奏。」使用友善的語調 — — 但要讓每個人都能聽到。若有人超時,不用太緊張,重要的是總體上,每個人都尊重團隊進程。在維持會議中的平等發言時,吹毛求疵地堅持完全的公平反而會扼殺團隊文化。找到一個甜蜜的平衡點,讓每個人都可以表達自己的想法,而不會覺得太受限制,一個能讓每個成員感受到被尊重的團體,將水到渠成、無往不利。
  • 在線上會議中,時差和技術問題會使團隊溝通難以流暢。在這種情況下,回合制就顯得更加重要。由於我們缺乏坐在回合(圓桌)中的視覺暗示,「該輪到誰發言」經常不太直觀。好在經過證明,由引導者先點明下一位和再下一位將要發言的人選是有幫助的: 「那麼,接下來我們將聽到Kim作為下一位發言者,然後會是Diego 。」這樣一來,Diego 就可以提前開始思考該說什麼了。

 

3. 有多少種回合形式?

雖然所有的回合都非常相似,但根據一個小團體在決策過程中的位置,這些回合的性質仍有些不同。還有一些比較通用的回合,比如說開始回合、結束回合、評估回合等等。我們這裡提到的是最具體的。

a. 澄清問題的回合輪

每當有一項提案或聲明需要在團隊對其形成意見之前得到理解時,就會召集一輪澄清問題。這可能是一項政策建議、或一項提名建議,但也可能是一項複雜異議。回合的本質是確保公開透明:「在我們進一步討論之前,讓我們確保我們都理解提案/ 異議。現在是回應前的提問時間。」。

澄清問題回合的一個挑戰是,有時人們會搶先提出意見。或者,他們可能會透過一個有偏見的問題表達他們對提案的負面判斷。無論是哪種情況,引導者都可以說:「你介意在下一回合我們收集意見時再問嗎?現在,你是否想問一個問題,以便理解提案的內容?」 有時,引導者需要與發言者合作,引出一個與發言者的意見混在一起的真正問題。

b. (即時)回應的回合輪

回應回合(reaction rounds)是一種可以迅速了解團隊現狀的方式。可以是讓團隊成員漫談對現況的看法或反映其受到的影響,也可以是有個明確主旨的討論,比方說: 「你覺得OO問題還可以怎麼辦?」。如果大家貢獻的內容看起來很豐富、很有成效,就不要把這個階段限制在只有一輪。繼續輪流下去,直到越來越多人因為沒有新的內容可說而跳過。在這種情況下,引導者可以結束回合,詢問是否有人想補充什麼,以確保沒有人被打斷。 「我們現在已進行了兩輪的回應回合,聽到很多好的意見。在我們繼續討論之前,還有誰需要說什麼嗎?」

在會議中,整體時間和人們能保持專注的時間往往是重要考量。為了引入一個簡明快速的回應回合,引導者可以說:「讓我們對此議題來一輪快速的回應。我所說的『快速回應』,是請把想法在五句話之內表達完畢。」。有些團隊會發現,想確保會議回合有持續的進展,利用一根發言棒和/或一個計時器是相當有幫助的事。當成員開始不自覺地重複敘述或贅述的時候,由引導者提醒他們會是個不錯的主意。

在實施認可決的過程中,經常會用到即時回應回合。假設所有政策提案都已經在圈內被討論過,並且每個人都有機會在進程的初期就聽取意見,那麼快速回應回合應該會非常簡短。它更像是個檢核點(或溫度計),是為了確認狀況,而不是為了重啟討論。它也是個可以讓人表達感激或感受的地方。有人曾經說過:「人們無論如何都會有情緒,所以把情緒擺在桌面上,總比假裝不存在要好。」此外,積極的感激或滿足感也應該佔有一席之地,因為正向的反饋(告訴大家:事情進展的非常順利!)與旨在改進的反饋同樣重要。

即時回應回合亦是個允許進行批判建議的地方,可以提出「我反對……,因為…… 」的聲明。即時回應不是長篇大論異議的地方。異議應在認可決回合輪之後仔細處理,而不是在即時回應回合中。

c. 認可決回合輪

認可決回合非常簡短。只有二選一!(在認可決策中,沒有站在旁邊這種第三選項)

  • 「我認可/ 我沒有異議。
  • 「我有異議。」
  • 你可以就反對意見做一句話的陳述,比如「我對這個時間段有異議」或者 「我還沒有準備好認可。我有顧慮,我想進一步探討。」

你可以透過非語言方式獲得認可,特別是在沒有爭議的決定上(例如一個沒有爭議的議程)。在這種情況下,引導者必須努力與小團體中的每個人進行簡短的眼神交流。在線上會議中,可以透過豎起大拇指來表示非語言認可。

d. 什麼是「轉場回合」?

關於轉場回合(rounds on process)可能是最神奇的回合。一個好的全員參與制引導者會讓團隊參與引導決策(facilitation decisions)。特別是在不清楚該如何繼續推進會議的時候,這會是一個好主意。例如,當討論失控、變得情緒化、或者只是純粹陷入泥淖時。導入一輪轉場回合來尋找出路,以免失去更多時間。你可以結合轉場回合輪和暫時的空白/沉默時間(比如:拉伸休息,或其他可以讓人重新恢復專注力的方式)。

例子可以這樣:

  • 「哇,現在房間裡有很多情緒。我建議大家深呼吸.靜一靜。(停頓)我想請大家用一回合來討論一下,接下來該怎麼辦比較好。」
  • 「我現在「我不太清楚現在該怎麼做,會對這個團體比較好。有沒有人有想法呢?我們來進行一回合討論,如果你現在沒有什麼想法,可以先跳過。」
  • 「我們好像卡在這裡了。讓我們來個一回合,看能不能找出辦法脫困。」

回合制是個非常棒的全員參與制入門工具,能讓你不下水又體驗到從旁參一腳的快感。如果你喜歡的話,後面還有很多內容等著你去挖掘!

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