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編註:

我們每個人都身處在各式各樣的組織裡頭,包含家庭、朋友群體、學校、工作場域等。

一個組織的運作是否順暢、有效率、讓人身心完整,和工作流程、組織治理結構、決策方式有很大的關係。譬如你們用的是瀑布流式的專案管理?還是敏捷導向的工作流程?你們是階層式的組織?還是相對而言扁平化的組織結構?以及你們是如何討論事情、如何決策的?

組織結構所帶來的深遠影響,平時我們可能很少意識到。希望這篇文章,能帶給你新的視角/ 觀點和一些啟發。

Enjoy your reading!

by Ted Rau

中文翻譯:Joann Shen, Vivi Guei

全員參與制是一種治理方式。 我們都知道「治理」聽起來並不吸引人,它聽起來很枯燥,讓我們想到政府和大理石廳。 它和我們有什麼關係呢? 其實非常有關係!治理是我們運作團體、操作系統的方式。 治理不僅限於董事會或議會。

無論我們是否關心治理方式,我們始終在回答以下問題:

由誰做出什麼決策?

我們如何集體決策?

我們來看一個大家都熟悉的非正式「組織」 — — 家庭。 一個家庭會做出許多決定:如何花錢、午餐吃什麼、如何消磨周六早上的時間、誰被允許做什麼。 傳統上,許多家庭是由父母管理的專制組織。 即便這就是你想要的,它仍存在重大的管理問題 — — 如果爸爸說好,但媽媽說不行呢? 如果父母是長者、需要照顧自己並且不能再管理家庭了,怎麼辦? 如果他們離婚了怎麼辦? 繼父母是否能告訴一個青春期的孩子不要在雪地裡穿涼鞋? 這些都是非常真實的問題。 無論我們是否使用治理一詞,每個人每天都會做出許多類似上述問題的決定。

 

治理:每個人都在使用它

仔細檢視每個團體和組織層級遇到的問題,其實皆相同。必須有人以某種方式做出決定。 而我們使用的決策機制對我們的生活具深遠的影響,然而我們幾乎從未放慢腳步質疑自己的經營方式。

我們傾向於認為事情就是這樣,但並非我們所接受的一切都是正常的! 例如,大多數西方社會不再信任獨裁者,但在私人企業中,我們發現CEO像專制者統治一切很正常!

再如,民主國家以投票作為標準。但假設有一個家庭想規劃某個假期。一個孩子和一個父母想去巴黎的藝術博物館,一位父母和兩個孩子想飛往土耳其去海灘,投票結果為3比2,輸的兩人不得不一起建造沙堡,而不是去羅浮宮。這就是我們認為的公平。但,這樣真的公平嗎?

有人說最好不要有任何決策機制,畢竟,不作決定也是一種決定。然而,缺乏明確的規則,通常會引起私底下決定、權力鬥爭和非常多的摩擦。那麼…… 我們有更好的方法嗎?

 

治理方式不會從天而降!

在你開始了解諸如全員參與制之類的治理方式之前,請務必確保我們選擇的任何治理方式都是一種選擇。 治理方式是社會建構的一部分。我們更習慣某些決策方法勝過另一些決策方式。人們並非出生就了解選票或議會辯論規則!

另一個考慮因素是,我們必須問自己決策機制如何塑造我們的文化。 例如,您會說專制的父親或體操教練是好的嗎?您怎麼看待一位獲得50.1%選票卻被其他49.9%仇恨的總統? 投票真的「公平」,還是會加劇兩極分化?

延伸閱讀:決策方式如何影響我們的行為?

我們認為,跨越許多國家的鴻溝,組織中權力的濫用都與治理有關,這是我們時代的核心問題之一。

我們治理的目標是建立聯繫而不是分裂彼此。

 

是時候一起來談談全員參與制!

從1980年代演變成現在的形式之後,全員參與制的目的是設計一套治理工具,使團體有機會在自然系統的啟發下以分權的方式自我管理。全員參與制確保了在決策過程中能一邊實現團隊使命,一邊確保聽見所有團隊成員的意見。

人們對全員參與、自決感興趣,是因為他們想使自己的組織更加人性化。當前,全員參與制被應用在非營利、企業、學校、社區和非法人組織中,且經常與非暴力溝通、敏捷,以及各種形式的個人和組織發展思維結合。

 

全員參與制如何運作?

(1)由誰決策

組織中所有的工作範疇可以分為好幾個領域。每個領域都由一群人(稱為「圈子」)照顧。例如,會員圈負責會員領域,制定有關會員和會員資格的決策和政策。網站圈會做出有關網站領域的所有決策。營銷圈負責營銷領域,並在此過程中製定所有必要的決策和政策。有道理吧?

而最重要的是,這些圈子擁有其領域內的所有權力和責任!網站圈不需要徵求任何人對他們在網站上的決定的許可。沒有一個最高權力角色要為任何圈子裡的決定作出最終審核。這就是為什麼我們稱全員參與制是一種分散權限的機制:許多決定是在許多不同的圈子裡被決定。不屬於該圈子的其他人,只需遵循圈子內的決議即可。

(2)為什麼這樣做不會造成混亂?

因為我們確切地知道哪個圈子或個人負責哪個領域的決策。而且我們明確地知道組織整體中的每一部分,與其他部分之間的關係。

為了確保相關的圈子能保持聯繫,我們採用一種特殊的方式來連接兩個圈子:從兩個圈子當中各自挑選出一名成員作為兩個圈子的訊息交流者,這兩人會把對方的資訊傳達給自己的圈子。如此各圈子當中進行的活動和決議都能讓所有圈子明白,讓所有人走在相同的步調上。更好的是,「資訊交流者」可從圈子裡選擇由誰擔任。

圈子的鏈接

(3)全員參與制如何做決策?

全員參與制不會以這些方式做決定:

  1. 一直表達而不傾聽
  2. 投票
  3. 控制他人

那麼,到底怎麼做呢?「圈子」使我們能夠以小組形式進行決策,從而使彼此之間的交流變得更加容易。為了確保每個人都花時間聆聽,我們輪流發言:一人一次、一次讓一個人發言,其他人必須仔細聆聽。

在充分理解提案並準備做出決定之後,圈子會進入到「認可程序」:

  • 認可意味著你願意參與提案,願意讓它繼續前進。
  • 異議/ 反對(不認可)則是,你指出提案中的某項內容還不夠好,例如,某項新政策在其他地方採取某種方式解決時,可能會帶來意想不到的負面後果。

出現異議時,不必爭論,而是專注找出符合圈子理念的最佳解決方案。

我們也透過這個「認可機制」來選出每個圈子的領導者和推動者。意思是,某位領導者的產出,必須在沒有任何人有異議的情況下,才能擔任此領導職位。所以,若想扮演某角色,透過派系分裂的舉動無法使人達到目的!反之,合作和傾聽成為主流文化。

延伸閱讀:3 種立馬上手的全員參與制工具(內附神奇咒語!)

 

全員參與制的好處和挑戰是什麼?

就我個人而言,全員參與制最好的一點是規則清晰。我無法忍受參與一個所有人都在不斷改變話題的會議,我也無法忍受所有人都忙於解決問題,只因為不清楚由誰來做決定。以上問題不會出現在全員參與制中:全員參與制是清晰、有效、透明和可行的。

另一個個人偏好是圓圈內的互動方式!一對一交談的魔力幫助我更好地傾聽夥伴的聲音。而且我可以確定,輪到我說話時,我的夥伴也會同樣認真傾聽我的聲音。

最終,我們彼此之間有了更好的理解、建立更多信任。決策過程不再匆忙、彼此攻擊或防禦。所有事情都變得沉著、專注、充滿活力。

延伸閱讀:關於人與人之間的反饋

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