Questo formato di riunione non \u00e8 da considerare scienza esatta – ma averne uno, solido, in qualche modo standardizzato e concordato, aiuta tutti a contribuire allo stesso. Quando il processo \u00e8 chiaro, possiamo concentrarci su di noi e sul nostro lavoro.<\/p>\n\n\n\n
Formato di base di una riunione <\/h2>\n\n\n\n
Qualsiasi riunione si articola in tre fasi, ognuna con il proprio scopo:<\/p>\n\n\n\n
- Apertura<\/a><\/strong>: assicurarsi che persone e cerchio siano pronti per la riunione.<\/li>
- Contenuto:<\/a><\/strong> creare pi\u00f9 chiarezza per il lavoro del gruppo.<\/li>
- Chiusura<\/a><\/strong>: valutare l\u2019incontro per migliorare, nel tempo, i successivi.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Il formato della riunione sociocratica<\/a> prende in considerazione ognuna di queste fasi. Questo diagramma mostra una panoramica, ma nell\u2019articolo toccheremo ogni fase.<\/p>\n\n\n\n
![\"Formato](\"https:\/\/www.sociocracyforall.org\/wp-content\/uploads\/2019\/11\/sociocratic-meeting-format-poster.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nApertura della riunione con un giro di apertura e la fase di ADMIN<\/h3>\n\n\n\n
Giro di apertura<\/h4>\n\n\n\n
\n\nIniziamo la riunione come persone. Ognuno arriva con una storia, un contesto, un’esperienza immediata precedente all’incontro. Potrebbe essere l’ora di punta in metropolitana, potrebbe esserci stato un caff\u00e8 rovesciato, un bambino appena nato, un divorzio, una morte in famiglia, una frustrazione in un altro cerchio, gratitudine per il tempo primaverile, orgoglio per il lavoro svolto, ansia per un punto all’ordine del giorno nella prossima riunione o semplicemente il desiderio di una terza tazza di caff\u00e8. Pi\u00f9 condividiamo, pi\u00f9 possiamo essere umani con pi\u00f9 dimensioni. Mostrando il nostro lato umano sar\u00e0 pi\u00f9 facile coltivare l\u2019empatia, sostenerci a vicenda, in alleanza;<\/p>\n\n\n\n
non si tratta di rendere una riunione un gruppo di terapia, bens\u00ec di ricordarci che siamo esseri umani. Quando abbiamo condiviso tutto ci\u00f2 che ci colpisce in quel momento, siamo pronti a spostare la nostra attenzione sul lavoro del cerchio.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n
\n![\"-](\"https:\/\/www.sociocracyforall.org\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/Sociocracy_intro-webinar.jpg\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\nAttend a free intro webinar<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n
\nFind Webinar<\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\nFase ADMIN<\/h4>\n\n\n\n
Ora, potrebbe essere che gli esseri umani presenti nella stanza siano pronti per l\u2019incontro, ma che il cerchio<\/a> debba ancora prepararsi. Nel libro MVOS, descriviamo questo come la fase \u201cADMIN\u201d, in cui ogni lettera sta per una parte che ha bisogno di breve attenzione. Nessuno di questi passi richiede molto tempo (pu\u00f2 essere fatto in meno di un minuto in totale), ma ciascuno di questi punti eviter\u00e0 una probabile interruzione o disturbo durante o dopo l\u2019incontro.<\/p>\n\n\n\n
![\"-](\"https:\/\/www.sociocracyforall.org\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/pexels-fauxels-3184288-300x200.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\n- Assenze\/presenze:<\/strong> ci assicuriamo che chi prender\u00e0 appunti sia presente e prendiamo nota di chi \u00e8 assente; avremo bisogno di queste informazioni pi\u00f9 tardi per costruire l’ordine del giorno.<\/li>
- Durata:<\/strong>innumerevoli incontri vengono programmati senza chiarezza sulla durata degli stessi e senza chiarezza sul fatto che tutti possano rimanere fino all’ora concordata; create chiarezza ricordando la durata. <\/li>
- Verbali:<\/strong> I verbali<\/a> dell’ultima riunione sono stati approvati e sono stati pubblicati nel logbook? Le persone che si sono lette le minute dell’ultima volta le hanno lette e capite? In breve: le informazioni sono aggiornate e condivise in modo da non dover ritornare sugli argomenti dell’ultimo incontro?<\/li>
- Informazioni\/annunci:<\/strong> C’\u00e8 qualcos’altro che le persone vogliono condividere? Questo potrebbe riguardare il ricordare alle persone un evento dell\u2019organizzazione, un annuncio personale. Se le persone hanno la possibilit\u00e0 di dirlo ora, saranno pi\u00f9 rilassate e concentrate.
Questo \u00e8 solo per annunci dall’esterno del cerchio, in quanto tutti i rapporti dall’ambito del cerchio appartengono all’ordine del giorno dell\u2019incontro). Se un annuncio come questo \u00e8 complicato o scatena una discussione, fermate la discussione oppure, se \u00e8 rilevante per il cerchio, fatelo diventare un punto all’ordine del giorno.<\/li>- Nostra prossima riunione:<\/strong> C’\u00e8 una data per la nostra prossima riunione? Se no, ci organizziamo su quando e come il cerchio decide la data successiva? Anche se c’\u00e8 una cadenza regolare, vale la pena controllare l’orario e la data perch\u00e9 potrebbe, per esempio, entrare in conflitto con feste nazionali o altri eventi.
Se la questione della data della riunione successiva \u00e8 complicata, allora fatela diventare un punto all’ordine del giorno.<\/li><\/ul>\n\n\n\nOra il cerchio \u00e8 pronto e ha risolto tutto ci\u00f2 che potrebbe distrarre la sua attenzione dal lavoro. \u00c8 il momento del prossimo passo, la parte di contenuto dell\u2019incontro.<\/p>\n\n\n\n
Il contenuto centrale della riunione: l’ordine del giorno<\/h3>\n\n\n\n
La parte di contenuto dell’incontro si articola in tre fasi:<\/p>\n\n\n\n
- Assenso all’ordine del giorno<\/a><\/li>
- Affrontare i punti all\u2019ordine del giorno.<\/a><\/li>
- Aggiornare il backlog<\/a>: valutare lo stato di avanzamento dei futuri punti all’ordine del giorno.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Assenso sull’ordine del giorno<\/h4>\n\n\n\n
Pianifichiamo l’ordine del giorno in anticipo e – ingrediente essenziale della sociocrazia – il cerchio d\u00e0 l\u2019assenso<\/a> a come \u00e8 stato pianificato. Regolando e approvando l’ordine del giorno (odg), il cerchio se ne assume la responsabilit\u00e0. Facciamo insieme<\/em> uno sforzo per rimanere fedeli al nostro impegno: non spetta solo al facilitatore fare in modo che la riunione sia efficace.<\/p>\n\n\n\n
Un ordine del giorno (odg) sar\u00e0 pi\u00f9 efficace se ha tre parti:<\/p>\n\n\n\n
- L’elenco dei punti all’odg e l\u2019ordine in cui affrontarli.<\/li>
- Quanto tempo stiamo assegnando ad ogni punto all’odg (sia come mostrato qui sotto – neutrale ai fusi orari e con inizio e durata chiari, che rendono molto facile farsene responsabili – in alternativa i minuti assegnati).<\/li>
- Qual \u00e8 il risultato desiderato per ogni punto all’ordine del giorno: relazione, esplorazione o decisione (vedi sezione successiva):<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Esempio di agenda<\/h5>\n\n\n\n
Tempo<\/th> Durata<\/th> Tema<\/th> Scopo<\/th><\/tr><\/thead> 0:00<\/td> 5<\/td> Giro di apertura<\/td> <\/td><\/tr> 0:05<\/td> 3<\/td> Assenze\/presenze: Chi \u00e8 presente? Chi facilita, chi guida e chi prende appunti?
Durata: Quanto durer\u00e0 l’incontro? Tutti i membri possono rimanere per tutta la durata?
Verbale: Ci sono commenti sul verbale della scorsa riunione?
Informazioni: Qualcuno ha qualche annuncio importante?
Prossima riunione: Programmare la prossima riunione<\/td><\/td><\/tr> 0:08<\/td> 2<\/td> Consenso all’ordine del giorno<\/td> D<\/td><\/tr> 0:10<\/td> 5<\/td> L’evento di raccolta fondi della scorsa settimana<\/td> R<\/td><\/tr> 0:20<\/td> 10<\/td> Brainstorming su come risolvere la crisi<\/td> E<\/td><\/tr> 0:30<\/td> 5<\/td> Aggiornare il backlog<\/td> <\/td><\/tr> 0:35<\/td> 5<\/td> Scoprire<\/td> <\/td><\/tr><\/tbody><\/table> Per la colonna obiettivo, R sta per Rapporto, E sta per Esplorazione e D sta per Decisione.<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n Esempio di assenso a un ordine del giorno<\/h5>\n\n\n\n
Ecco come potrebbe sembrare il assenso all’ordine del giorno:<\/p>\n\n\n\n
![\"riunione](\"https:\/\/www.sociocracyforall.org\/wp-content\/uploads\/2022\/01\/pexels-rfstudio-3811082-300x214.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nFacilitatore:<\/strong> “Allora, qui abbiamo preparato un ordine del giorno. Esaminiamolo per capire cosa sta succedendo. Per prima cosa parleremo di [agenda item 1], che \u00e8 un report e che si spera richieda solo 5 minuti. Poi esploreremo le idee su [agenda item 2] e credo che faremo molti progressi se lo faremo per 10 minuti. [Agenda item 3] \u00e8 una decisione che dobbiamo prendere e ho riservato 20 minuti per assicurarmi che ci sia abbastanza tempo. Ci sono domande su questo ordine del giorno? (pausa) Non vedendo alcuno, il Consiglio di Stato ha deciso di non procedere a una revisione. Ci sono obiezioni a questo ordine del giorno?”.<\/p>
Membro del circolo:<\/strong> “Obietto, visto che Margret ha detto che deve andare via prima, si perderebbe il punto 3, il che rende difficile prendere una decisione. Non sarebbe meglio scambiare i punti 2 e 3 per essere sicuri di essere tutti presenti?”.<\/p>
Facilitatore:<\/strong> “Questo ha molto senso, grazie. Ok, quindi, riprendendo la mia proposta, vorrei parlare di [agenda item 1], poi di [agenda item 3], poi ci scambieremo le idee su [agenda item 2]. Ci sono altre obiezioni? (pausa) Non sentendo nessuno, significa che abbiamo il assenso e siamo pronti a partire!”.<\/p><\/blockquote>\n\n\n\nPunti all’ordine del giorno<\/h4>\n\n\n\n
Il circolo \u00e8 ora pronto a parlare di tutti i punti all’ordine del giorno.<\/p>\n\n\n\n
- Lerelazioni<\/strong> saranno una condivisione di informazioni rilevanti.<\/li>
- Nelle esplorazioni, <\/strong>generiamo idee in relazione a un problema o a una richiesta.<\/li>
- Ledecisioni<\/strong> approveranno le proposte che guidano il lavoro del circolo o le elezioni.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Nelle riunioni sociocratiche, le decisioni politiche sono prese da assenso<\/a>, il che significa che una decisione viene presa quando nessuno nel cerchio ha obiezioni<\/a>. Le obiezioni sono un modo per attirare la nostra attenzione su un aspetto della proposta<\/a> che deve ancora essere migliorato, fino a quando non \u00e8 “abbastanza buono per ora”. Quando \u00e8 possibile, un circolo cerca di arrivare a un punto in cui una politica pu\u00f2 essere messa in atto, anche se solo per un periodo limitato, in modo da poter raccogliere nuove informazioni e valutarle quando la politica viene rivista.<\/p>\n\n\n\n
Per i circoli molto disciplinati, consigliamo di rileggere il verbale al termine di ogni punto dell’ordine del giorno, prima di passare al punto successivo.<\/p>\n\n\n\n
Le modifiche all’ordine del giorno, ad esempio l’adozione di una decisione anzich\u00e9 la semplice esplorazione, il rinvio di un punto all’ordine del giorno o un significativo superamento dei tempi, richiedono il assenso del circolo. In questo modo, siamo intenzionati a trascorrere il nostro tempo insieme, pur rimanendo flessibili.<\/p>\n\n\n\n
Aggiornare il backlog<\/h4>\n\n\n\n
- Nelle esplorazioni, <\/strong>generiamo idee in relazione a un problema o a una richiesta.<\/li>
- Lerelazioni<\/strong> saranno una condivisione di informazioni rilevanti.<\/li>
- Affrontare i punti all\u2019ordine del giorno.<\/a><\/li>
- Durata:<\/strong>innumerevoli incontri vengono programmati senza chiarezza sulla durata degli stessi e senza chiarezza sul fatto che tutti possano rimanere fino all’ora concordata; create chiarezza ricordando la durata. <\/li>
- Contenuto:<\/a><\/strong> creare pi\u00f9 chiarezza per il lavoro del gruppo.<\/li>
![\"-](\"https:\/\/www.sociocracyforall.org\/wp-content\/uploads\/2022\/01\/pexels-fauxels-3183197-300x200.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\n