הזמנה ותיאום של חדרי זום לפגישות של SoFA

היכנסו לחשבון הדוא”ל שלך ב- SoFA. אם אינכם יודעים את כתובת הדוא”ל של חשבונכם או שאין לכם כתובת, אנא צרו קשר [email protected] .

אם אתם כבר מחוברים לחשבון אחר, לחצו על האות או תמונת הפרופיל בפינה העליונה:

• בחרו “הוספת חשבון אחר” או “add another account”
• בחרו את חשבון ה – SoFA שלכם מהרשימה אם אתם כבר מחוברים.

כדי להציג את לוח השנה שלכם בחרו “לוח שנה” מתפריט 9 הנקודות שליד סמל הפרופיל או עברו אל calendar.google.com (וודאו שאתם צופים ביומן מחשבון ה – SoFA שלכם).

תוכלו להוסיף את הפגישה או האירוע שלכם לכל לוח שנה שתרצו כל עוד זה נמצא בחשבון של SoFA ואתה מזמינים את החדר שבו תשתמשו . למעגל שלכם עשוי להיות לוח שנה משותף משלו בדיוק למטרה זו.

אל תשתמשו בחדר SoFA מבלי להזמין אותו בתהליך זה. זה יכול להוביל להזמנות כפולות!

להזמנת חדר SoFA:

1. לחצו על משבצת הזמן אשר ברצונכם להוסיף את הפגישה או את האירוע שלכם.
2. תנו שם לפגישה שלכם והתאימו את השעה ואלמנטים אחרים.
3. לחצו על “הוסף חדרים ” (“Add rooms”), ובחרו חדר משותף שתרצו מרשימת החדרים הזמינים . רק החדרים הזמינים רשומים. אם חדר לא מופיע ברשימה, זה בגלל שהוא כבר הוזמן.
4. הוסיפו את הקישור לחדר המתאים לתיאור כמו גם כל מידע אחר שאתה זקוק לו.
   • אל תוסיפו את הקישור ל”שדה המיקום “. (“Location field”) אם תוסיפו את הקישור למיקום, אנשים יופנו למפות Google כאשר הם ילחצו עליו במקום לחדר. זה לא מומלץ.
   • השימוש באפשרות “הוסף ועידת וידאו של Google Meet” (מעל שדה המיקום ביומן Google) הוא לֹא מוּמלָץ, אֶלָא אִם ברצונכם להשתמש ב- Google Meet לפגישה שלכם. אם אינכם צריכים להקליט, אתם יכולים לבחור להשתמש ב- Google Meet, ובמקרה זה אין צורך בהזמנת חדר SoFA (מכיוון ש- google meet יוצר חדר ייעודי משלו). במקרה כזה, אתם יכולים פשוט להוסיף חדר פגישות של גוגל ולדלג על שאר השלבים.
   • לקבלת קישור לחדר, עיינו ב גיליון קיצורים של חדרי SoFA.
   • הערה: חדרי SoFA מקובצים לפי חשבונות, אך לכל שמות החדרים יש קישור משלהם ואינם מובילים לאותו חדר. הקפידו לשלוח לכולם את אותו קישור (ושהקישור הוא אחד משני החדרים שהוזמנו!)
5. לחצו על שמור.
6. לחצו שוב על אירוע היומן ולחץ על סמל “ערוך” – “edit” (סמל עיפרון).
7. בידקו שוב את פרטי האירוע שלכם ובצעו תיקונים כלשהם. אתם יכולים לנסות לבחור באופן ידני את אזור הזמן (timezone) כדי להבטיח שהאירוע שלכם אכן מתרחש באזור הזמן הנכון.
8. הוסיפו את כל האורחים שלכם לאירוע ולחצו שמור שוב. לחצו על “שלח” (“Send”) אם ברצונכם לשלוח דוא”ל לכל המוזמנים.

הערה: באפשרותכם לשלוח את ההזמנה בעת היצירה הראשונית של הודעת הדוא”ל, אך ההצעה שלנו היא לשמור ולבדוק מחדש את המידע לפני, כך שתיהיו בטוחים שבהזמנה הראשונית יש את המידע הנכון.

אם יש לכם שאלות לגבי ההוראות אלה, אנא שלחו דוא”ל [email protected] .

אם ברצונכם להציג את כל פגישות שהוזמנו, תוכלו לעשות זאת על ידי הוספת כל יומני חדרי ה- SoFA ליומן חשבון SoFA שלכם. ניתן להשבית אותם כאשר אינכם רוצים לראות אותם.

אתם יכולים לעשות זאת על ידי:

1. פתחו את לוח השנה של SoFA שלכם (ראה שלב 1 לעיל)
2. לחצו על כפתור הפלוס לצד “יומנים אחרים” (other calendars) בסרגל השמאלי.
3. בחר “עיין במשאבים” (“browse resources”)
4. מתוך המשאבים, סמנו את כל החדרים תחת “משאבים” (“resources”) ולחצו על החץ לצד כותרת “הגדרות” (“settings” ) כדי לחזור ללוח השנה.
5. עכשיו אתם אמורים לראות את כל מה שקורה! מכאן תוכלו לבטל את הסימון של חדרים כדי להסתיר אותם ולבדוק אותם מחדש כדי להציג אותם שוב. כדי להסיר אותם, ניתן לחזור על תהליך זה ולבטל את הסימון בתיבות בחלונית משאבים (Resources).