Este formato de reuni\u00f3n no es cosa de ciencia, pero tener un formato de reuni\u00f3n s\u00f3lido, estandarizado y acordado ayuda a todos a contribuir en la reuni\u00f3n. Cuando el proceso es claro, podemos centrarnos en el grupo y en nuestro trabajo.<\/p>\n\n\n\n
Formato b\u00e1sico de reuni\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n
Cualquier reuni\u00f3n se divide en tres fases, cada una con su propio objetivo:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Apertura.<\/span><\/strong> Asegurarse de que las personas y el c\u00edrculo est\u00e9n listos para la reuni\u00f3n<\/li>\n\n\n\n
- Contenido:<\/strong><\/span> Crear m\u00e1s claridad para el trabajo del c\u00edrculo.<\/li>\n\n\n\n
- Cierre:<\/span><\/strong> Evaluar la reuni\u00f3n para mejorar las reuniones a lo largo del tiempo.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Ahora que lo sabemos, podemos ver cada fase. Mira este diagrama para obtener informaci\u00f3n general; vamos a revisar cada paso en este art\u00edculo.<\/p>\n\n\n\n
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<\/figure>\n\n\n\nApertura<\/h2>\n\n\n\n
Ronda de apertura \/ C\u00f3mo estamos<\/h3>\n\n\n\n
Comenzamos la reuni\u00f3n como seres humanos. Todo el mundo llega con una historia, un contexto, una experiencia inmediata antes de la reuni\u00f3n. Esto podr\u00eda ser la hora pico en el metro, un caf\u00e9 derramado, un beb\u00e9 reci\u00e9n nacido, un divorcio, una muerte en la familia, una frustraci\u00f3n con otro c\u00edrculo, gratitud sobre el clima primaveral, orgullo por el trabajo que se est\u00e1 haciendo, ansiedad sobre un punto de agenda en la pr\u00f3xima reuni\u00f3n o simplemente el deseo de una tercera taza de caf\u00e9. Cuanto m\u00e1s compartimos, m\u00e1s podemos ser seres humanos multidimensionales. Mostrar nuestro lado humano har\u00e1 que sea m\u00e1s f\u00e1cil empatizar, apoyarnos mutuamente y cooperar. <\/p>\n\n\n\n
No se trata de convertir la reuni\u00f3n en una sesi\u00f3n de terapia grupal, se trata de recordarnos a nosotros mismos que somos seres humanos. Cuando hemos compartido lo que nos afecta en el momento, estamos listos para enfocar nuestra atenci\u00f3n al trabajo del c\u00edrculo.<\/p>\n\n\n\n
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<\/figure>\n\n\n\nADMIN<\/h3>\n\n\n\n
Los seres humanos en la reuni\u00f3n podr\u00edan estar listos para la reuni\u00f3n ahora, pero el c\u00edrculo todav\u00eda necesita prepararse. En nuestro libro describimos esto como la fase ADMIN, donde cada letra del acr\u00f3nimo representa un elemento que necesita algo de atenci\u00f3n. Ninguna de estas medidas toma mucho tiempo (se puede hacer en menos de un minuto en total), pero cada uno de estos elementos evitar\u00e1 una probable interrupci\u00f3n durante o despu\u00e9s de la reuni\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
- \n
- A<\/strong>sistencia: Nos aseguramos que la persona que toma notas est\u00e9 presente y nos damos cuenta de qui\u00e9n est\u00e1 ausente. Necesitaremos esta informaci\u00f3n para construir la agenda m\u00e1s adelante.<\/li>\n\n\n\n
- D<\/strong>uraci\u00f3n: Generalmente se programan innumerables reuniones sin claridad sobre la duraci\u00f3n de la reuni\u00f3n, y sin claridad sobre si todos pueden permanecer hasta la hora de reuni\u00f3n acordada. En este punto generamos claridad acordando la duraci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n
- M<\/strong>inutas (actas): \u00bfSe han consentido las actas de la \u00faltima reuni\u00f3n y han sido publicadas en la bit\u00e1cora? \u00bfLas personas que se perdieron la \u00faltima reuni\u00f3n leyeron y entendieron el acta? En resumen: \u00bfestamos todas los presentes en la misma p\u00e1gina para no tener que volver a los asuntos de la \u00faltima reuni\u00f3n?<\/li>\n\n\n\n
- I<\/strong>nformaci\u00f3n\/anuncios: \u00bfHay algo m\u00e1s que la gente quiera compartir? Esto podr\u00eda ser recordar a la gente un evento de toda la organizaci\u00f3n, un anuncio personal. (Esto es s\u00f3lo para anuncios de fuera del c\u00edrculo. Cualquier informe del dominio del c\u00edrculo pertenece a la agenda de la reuni\u00f3n.) Si la gente tiene la oportunidad de decirlo ahora, estar\u00e1 m\u00e1s relajada y enfocada. Si alg\u00fan anuncio como este es complicado o desencadena una discusi\u00f3n, es necesario detener la discusi\u00f3n o, si es relevante para el c\u00edrculo, ponerlo como punto de la agenda.<\/li>\n\n\n\n
- N<\/strong>os vemos\u2026 \u00bfcu\u00e1ndo? : \u00bfHay una pr\u00f3xima fecha de reuni\u00f3n? Si no es as\u00ed, \u00bfhay un plan sobre cu\u00e1ndo y c\u00f3mo el c\u00edrculo tendra la fecha de la pr\u00f3xima reuni\u00f3n? Incluso si hay una hora de reuni\u00f3n permanente vale la pena recordar la hora y la fecha, porque cualquier hora de reuni\u00f3n regular podr\u00eda, por ejemplo, entrar en conflicto con d\u00edas festivos nacionales u otros eventos. Si la cuesti\u00f3n de una pr\u00f3xima fecha de reuni\u00f3n es complicada se puede agregar como punto de la agenda.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Ahora el c\u00edrculo est\u00e1 listo y ha cubierto todo lo que podr\u00eda distraer a los miembros de los puntos de la agenda. Hora del siguiente paso, la parte de contenido de la reuni\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
Contenido<\/h2>\n\n\n\n
La parte de contenido de la reuni\u00f3n se divide en tres pasos:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Consentimiento de la agenda<\/span><\/li>\n\n\n\n
- Atender temas<\/span><\/li>\n\n\n\n
- Actualizaci\u00f3n de los temas pendientes<\/span>: evaluaci\u00f3n del progreso de los puntos agenda<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Consentimiento de la agenda<\/h3>\n\n\n\n
Planificamos la agenda y luego -un ingrediente esencial de la sociocracia- el c\u00edrculo consiente en la agenda. Al ajustar y consentir la agenda, el c\u00edrculo asume la responsabilidad de la agenda. Todo el c\u00edrculo<\/em> hace un esfuerzo por mantenerse fiel a su compromiso y no depender \u00fanicamente en la facilitaci\u00f3n para que la reuni\u00f3n sea exitosa.<\/p>\n\n\n\n
Una agenda ser\u00e1 m\u00e1s eficaz si tiene tres partes:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- la lista de puntos de la agenda y el orden en el cu\u00e1l abordarlos<\/li>\n\n\n\n
- cu\u00e1nto tiempo estamos asignando a cada punto de la agenda (ya sea como se muestra a continuaci\u00f3n, neutral a las zonas horarias y con el comienzo y t\u00e9rmino detallados, lo que hace que sea m\u00e1s f\u00e1cil respetar el tiempo, o simplemente escribir el n\u00famero de minutos asignados)<\/li>\n\n\n\n
- definir cu\u00e1l es el resultado deseado para cada punto de la agenda: informaci\u00f3n, exploraci\u00f3n o decisi\u00f3n (ver secci\u00f3n siguiente)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
![\"-](\"https:\/\/www.sociocracyforall.org\/wp-content\/uploads\/2022\/01\/pexels-rfstudio-3811082-1024x732.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nAs\u00ed podr\u00eda sonar el consentimiento de la agenda:<\/p>\n\n\n\n
\u201cTenemos una agenda preparada aqu\u00ed. Vamos a verlo para que entendamos lo que est\u00e1 pasando. Primero vamos a hablar de [agenda elemento 1] que es un informe y espero que s\u00f3lo tome 5 minutos. Luego exploraremos ideas sobre [agenda elemento 2] y creo que haremos mucho progreso si lo hablamos durante unos 10 minutos. [Agenda elemento 3] es una decisi\u00f3n que tenemos que tomar, y reserv\u00e9 20 minutos para eso y asegurarnos de que haya suficiente tiempo. \u00bfHay alguna duda sobre esta agenda? (pausa) Viendo que no hay ninguna\u2026 \u00bfHay alguna objeci\u00f3n a esta agenda?
\u201cYo objeto porque como Margret tiene que irse temprano, como ella dijo, se perder\u00eda el punto 3, lo que dificulta tomar una decisi\u00f3n. \u00bfNo ser\u00eda mejor intercambiar el elemento 2 y 3 para asegurarnos de que todos estaremos aqu\u00ed?\u201d
\u201cEso tiene mucho sentido, gracias. Perfecto, as\u00ed que volviendo a expresar mi propuesta aqu\u00ed, me gustar\u00eda hablar de [agenda elemento 1], luego de [agenda elemento 3], y luego rebotar ideas sobre [agenda elemento 2]. \u00bfAlguna otra objeci\u00f3n? (pausa) \u00a1No escucho ninguna, eso significa que tenemos consentimiento y podemos avanzar!\u201d<\/em><\/p>\n\n\n\nPuntos de la agenda<\/h3>\n\n\n\n
El c\u00edrculo ya est\u00e1 listo para hablar de todos los puntos de la agenda.<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Los reportes ser\u00e1n una descripci\u00f3n de la informaci\u00f3n relevante.<\/li>\n\n\n\n
- La exploraci\u00f3n ser\u00e1 una generaci\u00f3n de ideas en relaci\u00f3n con un problema o un mensaje.<\/li>\n\n\n\n
- Las decisiones aprobar\u00e1n propuestas que gu\u00eden el trabajo del c\u00edrculo o las elecciones.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
En las reuniones sociocr\u00e1ticas, las decisiones de acuerdos se toman por consentimiento, lo que significa que se toma una decisi\u00f3n cuando nadie en el c\u00edrculo tiene una objeci\u00f3n. Las objeciones son una forma de dirigir nuestra atenci\u00f3n a un aspecto de la propuesta que todav\u00eda necesita mejoras hasta que sea \u201csuficientemente bueno por ahora\u201d. Siempre que sea posible, un c\u00edrculo intentar\u00e1 llegar a un punto en el que se pueda aplicar un acuerdo, incluso si s\u00f3lo se acuerda por un tiempo limitado, para que se recopile y eval\u00fae nueva informaci\u00f3n cuando se revise el acuerdo.<\/p>\n\n\n\n
Para c\u00edrculos muy disciplinados, recomendamos leer las minutas (su reflejo en el acta) despu\u00e9s de que se haya completado cada punto de la agenda antes de pasar al siguiente punto de la agenda.<\/p>\n\n\n\n
Los cambios en la agenda \u2013 por ejemplo, tomar una decisi\u00f3n en lugar de simplemente explorar, o posponer un punto de la agenda cuando nos estamos pasando del tiempo establecido \u2013 requieren el consentimiento del c\u00edrculo. De esa manera, somos intencionales acerca de c\u00f3mo usamos nuestro tiempo juntos sin dejar de ser flexibles.<\/p>\n\n\n\n
Actualizar la lista de temas pendientes<\/h3>\n\n\n\n
Despu\u00e9s de completar todos los puntos de la agenda, ayuda revisar la agenda de nuevo y escribir en el \u00e1rea de trabajo pendiente (la lista de temas de los que hablar en pr\u00f3ximas reuniones) los futuros puntos de la agenda que nos permitir\u00e1n continuar con nuestro progreso.<\/p>\n\n\n\n
Por ejemplo, si hoy se ha creado un rol, \u00bfcu\u00e1ndo vamos a realizar la evaluaci\u00f3n? Si tuvimos que posponer un tema hoy, \u00bfcu\u00e1ndo vamos a hablar de ello? Si creamos un acuerdo hoy, pongamos la fecha de revisi\u00f3n de ese acuerdo en la lista de temas pendientes o en el calendario. La planificaci\u00f3n de la agenda para las pr\u00f3ximas reuniones ser\u00e1 mucho m\u00e1s f\u00e1cil si se toman esos tres minutos durante la reuni\u00f3n para recopilar esa informaci\u00f3n mientras a\u00fan est\u00e1 fresca. Algunos grupos tambi\u00e9n eligen hacer una revisi\u00f3n de todos los acuerdos en ese momento. A continuaci\u00f3n se muestra un ejemplo de c\u00f3mo podr\u00eda sonar esta fase.<\/p>\n\n\n\n
\u201cDe acuerdo, consentimos posponer [agenda elemento 2] as\u00ed que eso deber\u00eda estar en la agenda para la siguiente reuni\u00f3n. Tambi\u00e9n anotar\u00e9 la fecha para la evaluaci\u00f3n de la decisi\u00f3n de hoy. Todav\u00eda no hablamos de c\u00f3mo vamos a asegurarnos de que todo el mundo est\u00e9 informado sobre este cambio de acuerdo, as\u00ed que perm\u00edtanme ponerlo en la lista de pendientes tambi\u00e9n. \u00bfAlgo m\u00e1s para los puntos de agenda de la siguiente reuni\u00f3n?
\u201cS\u00ed, hab\u00edamos pedido que Parveen se reporte de nuevo la pr\u00f3xima vez como lo hizo hoy\u201d.
\u201cTienes raz\u00f3n, vamos a escribir eso tambi\u00e9n. \u00bfAlgo m\u00e1s? (pausa) Bueno, entonces creo que estamos listas para nuestra ronda de cierre.<\/p>\n\n\n\nCierre<\/h2>\n\n\n\n
Ronda de cierre \/ evaluaci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n
Cerramos la reuni\u00f3n con una evaluaci\u00f3n de la reuni\u00f3n donde cada miembro, en una ronda, destaca sus observaciones y reflexiones sobre la reuni\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
Durante esta ronda los miembros del c\u00edrculo pueden reflexionar sobre cualquier cosa que les parezca relevante. Por lo general, se puede dar retroalimentaci\u00f3n relevante sobre:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- din\u00e1micas interpersonales<\/strong> (gratitud, tensi\u00f3n, estilo de comunicaci\u00f3n, sentido de conexi\u00f3n, etc.)<\/li>\n\n\n\n
- el contenido del trabajo<\/strong> (cu\u00e1nto se hizo, cu\u00e1nta claridad se cre\u00f3, se trat\u00f3 finalmente un tema dif\u00edcil, etc.) y<\/li>\n\n\n\n
- el proceso de la reuni\u00f3n<\/strong> (\u00bfse sinti\u00f3 la facilitaci\u00f3n lo suficientemente firme\/demasiado r\u00edgida, se mantuvo el tiempo de reuni\u00f3n, la elecci\u00f3n de los puntos de agenda fueron pertinentes, hab\u00eda una conversaci\u00f3n cruzada durante la ronda, etc.)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
La gobernanza trata de crear la mayor claridad posible en el menor tiempo posible. Por lo tanto, este formato de reuni\u00f3n est\u00e1 dise\u00f1ado para ser simple y comprensivo. Por supuesto, cualquier reuni\u00f3n se puede hacer con s\u00f3lo algunos de los pasos. Sin embargo, cualquier paso omitido significa un mayor riesgo de confusi\u00f3n. En nuestra experiencia, una estructura clara hace que la reuni\u00f3n sea m\u00e1s r\u00e1pida y fluida, lo que libera nuestras mentes para mayor conexi\u00f3n interpersonal.<\/p>\n\n\n\n
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<\/strong><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n Asiste a una sesi\u00f3n introductoria gratuita<\/strong><\/p>\n\n\n\n
- el contenido del trabajo<\/strong> (cu\u00e1nto se hizo, cu\u00e1nta claridad se cre\u00f3, se trat\u00f3 finalmente un tema dif\u00edcil, etc.) y<\/li>\n\n\n\n
- din\u00e1micas interpersonales<\/strong> (gratitud, tensi\u00f3n, estilo de comunicaci\u00f3n, sentido de conexi\u00f3n, etc.)<\/li>\n\n\n\n
- Atender temas<\/span><\/li>\n\n\n\n
- D<\/strong>uraci\u00f3n: Generalmente se programan innumerables reuniones sin claridad sobre la duraci\u00f3n de la reuni\u00f3n, y sin claridad sobre si todos pueden permanecer hasta la hora de reuni\u00f3n acordada. En este punto generamos claridad acordando la duraci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n
- Contenido:<\/strong><\/span> Crear m\u00e1s claridad para el trabajo del c\u00edrculo.<\/li>\n\n\n\n