Un patrón de los elementos esenciales de autoorganización

 

Ted J Rau

¿Qué se requiere para comenzar un grupo? ¿Cuáles son los fundamentos básicos para comenzar una organización o un proyecto, desde el punto de vista de la sociocracia?

Aquí está mi opinión personal al respecto. Es mi lista personal de expectativas, lo que considero cuando evalúo si vale la pena contribuir con mi tiempo y energía a un proyecto.

Por supuesto, si me apasiona la causa o la gente, podría comprometerme. Sin embargo, para ser honesto, normalmente lamento haberlo hecho. Porque, después de todo, si me importan las personas o la causa, ¿no sería esa una razón para ser aún más diligentes en nuestras elecciones?

1. La primera reunión

Idealmente, la invitación a la primera reunión incluye el objetivo. Nunca me uno a un grupo o asisto a una reunión si no entiendo cuál es el objetivo.

(Un objetivo puede ser simplemente el intercambio mutuo, eso está bien. Sin embargo, lo que absorbe el tiempo es cuando la mitad del grupo piensa que es un grupo de «solo hablar» y la otra mitad piensa que es un grupo de «hacer cosas»).

Lo que debe suceder en la primera reunión:

1.1 Definir o aprobar el objetivo

Esto puede ser tan simple como «Me gustaría formar este grupo para compartir experiencias de sociocracia y holocracia y comparar notas» o puede ser «formar un Consejo de los Comunes en el Valle».

La «aprobación» puede ser tan simple como una ronda rápida que indique si las personas están interesadas en eso. Realmente creo que debería haber una aprobación semi-formal del objetivo, de lo contrario siempre habrá personas que digan «¿por qué no hacemos esto completamente diferente?» que retrasará o paralizará al grupo. Si te importa la causa, aclara. (No hay ningún problema si alguien no quiere dedicar su tiempo; puede gustarles tu causa y alinearse con la misión y aún así no unirse. Muchos caminos conducen a Roma y no tenemos que caminar cada paso juntos); simplemente pueden permanecer amigables sin unirse, o unirse más tarde).

1.2 Obten una idea de quién está presente y designa un convocante

Con base en las respuestas de la gente sobre el objetivo, considera a aquellos que dijeron que estaban dentro. Es mejor hacer que el grupo sea más pequeño que grande.

(¿Has experimentado esta fase al principio de un grupo inicial cuando tiene 12 personas o más en su lista de correo electrónico pero solo 3 de ellas responden y no sabes quién está aún con usted? Es agotador. Para comenzar un proyecto, comienza con algo pequeño. Siempre puede incluir personas en el grupo más adelante).

Encuentra a la persona que administrará el proceso hasta que hayas formalizado un poco las cosas. Esto es sólo por un muy corto plazo, tal vez hasta que te encuentres por segunda vez.

  • Si tu eress quien convoca, pide consentimiento para serlo hasta que se elija a alguien más. («Oye, creo que sería mejor que alguien administre este grupo hasta la próxima vez, preparé la próxima reunión y envíe actualizaciones por correo electrónico. Como ya he invitado hoy, estaría dispuesto a hacerlo hasta que hagamos selecciones formales la próxima vez». ¿Hay alguna objeción a eso? ”)
  • O proponer a alguien más (con razones) y pedir su consentimiento.
  • Si tienen un grupo familiar o dispuesto a probar algo nuevo, pueden usar el proceso de selección.

Nota: quien convoca es una mezcla entre coordinación y facilitación. Más tarde, me esforzaría por separar los dos roles, pero un comienzo pragmático puede ser útil.

1.3 ¡Conózcanse!

Después de asegurar el objetivo, la membresía y el convocante, pasaría el resto del tiempo contándonos historias de vida (¿relacionadas con el objetivo, tal vez?). ¡La conexión es la base de todo lo demás!

2. Segunda reunión

Lo más probable es que ahora tengas algunos miembros nuevos y hayas perdido algunos. Está bien. Solo asegúrate de contactar con las personas y tener claro quién está dentro y quién abandonó. Al registrarse, estás estableciendo una cultura de responsabilidad para este grupo.

2.1 Reacciones al objetivo y concretar el trabajo

Cosecha lo que haya surgido para las personas entre la reunión # 1 y ahora. Puede haber grandes ideas nuevas.

2.2 ¿Formar subcírculos?

Dependiendo de la complejidad de su proyecto, identifiquen si hay subgrupos obvios que tendrían que formarse. En mi experiencia, los grupos a menudo los sub-circundan demasiado tarde (y arrastran a todo un grupo para agendas largas varias reuniones seguidas en lugar de dividirse), o demasiado temprano (cuando son demasiado ambiciosos y quieren separarse en 5 equipos). Eso no suele funcionar.

Una buena y pragmática medida acerca de si tiene sentido formar un subgrupo es planificar reuniones separadas. Si las personas están dispuestas a presentarse para una reunión adicional sobre un subtema, lo más probable es que el subcírculo tenga sentido.

¡Formar ese subgrupo requiere absolutamente una comprensión clara del objetivo de ese subcírculo!

2.3 Método de toma de decisiones

Intenta establecer el consentimiento como método de toma de decisiones lo antes posible. El punto es ( como se describe aquí ) que cada vez es más difícil tomar esa decisión.

La propuesta suena así: «¿podemos aceptar tomar decisiones por consentimiento por defecto?» Trabajar a través de las objeciones.

Yo, personalmente, ya no me uno a grupos que no están basados ​​en el consentimiento. Para mí, es una prueba de fuego. Si un grupo no está dispuesto a hablar sobre gobernanza, entonces el grupo probablemente no merezca mi tiempo. Ofrezco mi experiencia, pero si tuviera que luchar por ello, pongo mi energía en otra parte.

3. Las cuatro o cinco próximas reuniones

En las próximas reuniones, tratarán sobre las operaciones que planean en conjunto. Te encontrarás con problemas, son parte del juego, y aún más, identificarás temas que requieren más claridad.

En general, crea la claridad suficiente para operar. No más, pero tampoco menos. Sólo resuelve aquellos elementos que te están frenando activamente. Si tienes dudas, pregúntate: ¿tenemos que resolver esto para seguir trabajando hasta la próxima reunión? En caso afirmativo, hazlo, si no, posponlo.

3.1 Organiza tus documentos:

  • Manten una lista de tareas pendientes («backlog») de su círculo. Manten los temas urgentes que requieren decisiones y los temas «para más adelante» por separado.
  • Ten un lugar central para sus actas/minutas.
  • Ten un lugar central para las direcciones de correo electrónico de todos los miembros.
  • Si forman subcírculos, haz una lista de todos los objetivos/dominios.

3.2 Seleccionar roles circulares

Es hora de ser más intencional sobre cómo manejas tu círculo. Selecciona una persona para facilitar, otra para coordinar y alguien que haga la secretaría. (Ustedes son el círculo general, por lo que probablemente todavía no tengan un círculo de misión, así que todavía no necesitan elegir a alguien como representante).

Tengan cuidado de no burocratizar en exceso, pero asegúrense de agrupar las operaciones recurrentes en roles operativos para que los círculos no tengan que microgestionar. Escríbanlos.

3. 3 Aborda los problemas

Comiencen a resolver los problemas en su lista de pendientes. Recuerda no tomar decisiones en a granel, sino operar según el principio de «lo suficientemente bueno» para mantenerse en movimiento. Por ejemplo, si están gastando dinero, habrá que crear claridad rápidamente, pero no tienen que planificar cómo será con 30 empleados. Planeen por ahora y un poco hacia el futuro, lo suficiente para que no tengan que hablar de eso por un tiempo. Piensen ligeramente. Si intentan resolver todos los problemas futuros ahora, ¡es muy probable que su organización ya no exista en ese futuro!

4. Formalizar y consolidar

(Nota: los proyectos a corto plazo probablemente solo necesitarán las fases 1-3).

Su organización se desarrollará de una organización de asalto a una organización de normalización. Es fácil comenzar algo y no es tan fácil mantenerlo, por lo que requiere su propio nivel de atención.

4.1 Organicen más sus documentos y definan flujos de trabajo / política básica

  • Organicen cómo se guardan las actas y los documentos para que sean accesibles
  • Organicen cómo recordará revisar las políticas y reevaluar y volver a seleccionar roles
  • ¿Cómo se convierte alguien en miembro?
  • ¿Cómo distribuimos recursos entre los círculos?
  • Si hay contrataciones, tendrán que lidiar con la dimensión legal.
  • Este es un buen momento para incluir, si lo desean, y lidiar con el tema del financiamiento.

4.2 Gobernanza

  • Un círculo general «real»: si ha formado subcírculos, asegúrate de que seleccionen representantes. Lo que antes era el círculo de «todos» ahora se convierte en un Círculo General propiamente, sus miembros desempeñando roles de representantes o coordinación. Si son una organización pequeña y el Círculo General todavía incluye a todos los miembros, al menos tengan claro quién tiene qué papel. Recuerden, la estructura se supone que debe respaldarles, no que se interponga en el camino, así que creen tanta estructura como tenga sentido y un poco más en caso de que se interrumpa la comunicación.
  • Acuerdo de gobierno. Adoptar un acuerdo de gobernanza que implemente la sociocracia, en el nivel más alto y formal posible. (Pueden trabajar con nuestros ejemplos de acuerdos de gobernanza).
  • Asegúrense de saber cuál es su plan para volver a capacitar a los miembros actuales y para incorporar nuevos miembros.

4.3 Construir a largo plazo: Círculo de Misión

Su círculo general estará ocupado apoyando las operaciones de la organización y los círculos de departamentos. Creen un círculo de misión con algunas personas de dentro y otras de fuera de la organización: es realmente saludable obtener ideas externas de manera continua. El círculo de la misión se centrará en la estrategia a largo plazo.

5. Mejora continua

De ahora en adelante, «todo» lo que tienen que hacer es mejorar todo poco a poco y resolver todos los problemas que surjan.